Продолжаем разговор об автоматизации. В первой части статьи мы исследовали, почему на автоматизации не всегда можно сэкономить, и разобрались с мифами о том, что сотрудники делают рутинную работу лучше, а руководитель, внедряя автоматизацию в бизнес-процессы, теряет над ними контроль. Во второй части приводим еще несколько доводов в пользу того, что многие рабочие процессы можно без проблем доверить IT-системам.

 

Идеальных решений нет — и это нормально

В первой части большого разговора об автоматизации мы говорили о том, что далеко не все решения в этой области компания может сделать силами своих специалистов. А если и сможет, то они вряд ли получатся такими же надежными, удобными и масштабируемыми, как специализированные разработки.

С другой стороны, очевидно, что и идеальных решений в этой области не существует. Любой продукт на рынке ориентирован на широкую аудиторию и кастомизировать его под всевозможные особенности клиента вряд ли получится. Но это не повод отказываться от просто хороших решений.

Обратим внимание на расходы: автоматизировать тот или иной бизнес-процесс своими силами с учетом своих потребностей — дорогостоящее занятие. И расходы в данном случае это не только зарплата программиста, которого придется нанять, если его нет в штате. Если программист есть — нужно будет ему объяснить, что его нагрузка сильно увеличится.

Для решения тривиальной задачи вроде создания внутренней системы учета товаров понадобится также вовлечь в процесс менеджеров и руководителей. Чтобы спроектировать то самое «идеальное решение», аналогов которому не будет на рынке, понадобятся усилия многих людей. Вряд ли программист, не погружаясь в специфику ваших бизнес-процессов, сможет сделать все самостоятельно.

Значит, те, кто будет занят на проекте, не смогут выполнять свои прямые обязанности либо будут заниматься ими неполный рабочий день. Добавьте к этому необходимость разбираться в создании технических заданий, планировать процесс разработки, тестировать и дорабатывать систему, внедрять ее в производство. Стоимость идеального решения даже для самой банальной задачи возрастает несопоставимо с важностью этой самой задачи.

Кроме того, даже если такое решение было найдено, а система — разработана и внедрена, всегда остается риск, что программист не оставит подробной документации к проекту, а те люди, которые работали над системой, покинут компанию. В итоге малейшая проблема станет неразрешимой. Нужно выполнить еще одну задачу? Доработать интерфейс? Добавить новые параметры в таблицу? Никто в компании не будет знать, как работает то, что у вас внедрено и что с этим делать. Невеселая перспектива для «лучшего из решений».

 

Делать самому дорого, не делать ничего — еще дороже

Итак, создавать собственное решение — недешевое удовольствие. К тому же всегда остается риск: 1) получить в итоге не то, что вы задумывали; 2) не получить вообще ничего; 3) остаться один на один с системой, которая работает как «черный ящик»: делает что-то, но вы толком не знаете, что.

В такой ситуации можно оставить все как есть, чтобы не рисковать и не тратить деньги. Разберемся, почему решения по автоматизации обойдутся дешевле, чем «политика полного невмешательства».

 

Предсказуемость

Система — в отличие от человека — выдает предсказуемый результат. Возьмем как пример работу площадки agorab2b.ru: вы видите товары на складах поставщиков и цены на них и можете планировать свои закупки и резервировать товары. Если такой системы нет, вашему сотруднику приходится получать всю информацию по телефону или по электронной почте. И даже самый исполнительный сотрудник не сможет гарантировать, что на стороне поставщика всегда будет человек, готовый ответить на ваши вопросы.

Кстати, предсказуемость заметно возрастает, если систему разработали не один-два человека внутри компании, а штат программистов, которые поддерживают продукт. В этом случае вы можете быть уверенными, что за процесс отвечает не черный ящик, использующийся по принципу «работает — не трогай», а система, которую регулярно проверяют, обновляют, тестируют и улучшают.

 

Точность

Обычно первыми под автоматизацию подпадают рутинные процессы — они могут быть не очень сложными, регулярно повторяемыми, но требуют особой точности. Для автоматизированной системы такие задачи простые, чего, опять же, не скажешь о людях. Повторяющаяся, однообразная работа, требующая при этом полного самоконтроля и высокой точности — это действительно тяжелый и неблагодарный труд, который гораздо удобнее доверить машине.

 

Масштабируемость

Еще одна особенность решений по автоматизации в том, что объемы их работы можно плавно увеличивать параллельно росту бизнеса. Причем такое увеличение может пройти совершенно незаметно для ваших сотрудников – чего не скажешь о работе «вручную».

Предсказуемость, точность и масштабируемость стоят дорого, когда они зависят от людей, а не от сервисов. Представьте, что вам нужно обучить сотрудника, который должен получать от контрагентов точную информацию по товару, причем любой ценой (предсказуемость). При этом важно, чтобы он не ошибался и фиксировал всю информацию вплоть до каждой цифры (точность). А теперь представьте, что вместо одного такого идеального сотрудника вам нужен отдел из десяти человек, которые будут выполнять ту же работу с тем же уровнем качества не мешая друг другу (масштабируемость).

Даже если зарплата всех этих людей будет невелика, всегда существует вероятность, что кто-то начнет допускать ошибки, и весь процесс развалится. Отказываться от автоматизации дорого и рискованно. Не говоря уже о том, что ваши сотрудники будут намного счастливее, если в их работе станет меньше рутины.

 

Автоматизация — это не от лени

Еще одно заблуждение: автоматизируют процессы те, кто просто не любит работать. На самом деле это совсем не так: автоматизация помогает вам (если уж так случилось, что вы трудоголик) работать больше. Просто потому, что освобождает время для креативных, сложных задач, отрезая всю рутину. С одной стороны, это позволяет аккумулировать больше времени на другие работы. С другой стороны, побочный процесс любой автоматизации — появление большого количества статистических данных, которые, в свою очередь, можно анализировать, чтобы улучшать существующие процессы и принимать более точные решения — на это тоже требуется время и силы.

Наконец, поскольку задача любой автоматизации – создание процесса, ориентированного на предсказуемый результат, до внедрения любого решения придется приложить усилия к тому, чтобы разобраться с собственными задачами и понять, как можно оптимизировать их за счет IT-решений. Это, опять же, требует времени, но окупается многократно.

Вердикт: автоматизация действительно поможет вам работать меньше, если такова ваша цель. Во всех остальных случаях решения по автоматизации помогают выполнять намного больше сложных дел в единицу времени, а также принимать более взвешенные управленческие решения на базе статистических данных.

 

Автоматизация — не только для крупного бизнеса

И это тоже заблуждение, хотя на первый взгляд кажется, что для небольших компаний просто нет подходящих решений, которые не требуют команды специалистов и внедрения многомиллионных высокоинтеллектуальных систем. На самом деле решения по автоматизации могут варьироваться: от сложных до относительно простых и удобных для малого бизнеса.

Почему небольшим компаниям стоит обратить особое внимание на такие решения? Как минимум потому, что в небольших проектах просто недостаточно сотрудников, чтобы препоручать всю рутинную работу им. А если кто-то из команды уходит в отпуск или на больничный, объем работы, которую в таких условиях приходится выполнять вручную, становится неподъемным.

Кроме того, в условиях ограниченной команды и небольшого проекта очень сложно масштабировать бизнес – особенно когда у всех слишком много работы и нет свободного времени для того, чтобы находить новых клиентов, придумывать нестандартные решения или вести длительные переговоры. В итоге проект стоит на месте – просто потому, что масштабировать его некому.

Еще один плюс автоматизации на раннем этапе – возможность постепенно расти и достраивать существующие решения шаг за шагом, по мере роста проекта. Такой плавный переход помогает избежать ситуаций, когда потребность в автоматизации становится критической, и нужно перестраивать всю уже сложившуюся систему с нуля.

 

Что все это значит:

1. Погоня за идеальным решением по автоматизации, как правило, приводит к тому, что вы не получаете того, что хотели: либо созданный своими силами продукт выходит слишком дорогим, либо вы остаетесь один на один с

   «черным ящиком», который невозможно изменить или доработать. Сторонние решения, пусть не идеальные, а просто хорошие, способны на большее. Их вы сможете адаптировать под большинство ваших задач — причем в любой момент.

2. Не автоматизировать вообще ничего не просто плохая, но и очень дорогая стратегия (возможно, она обойдется даже дороже, чем собственные разработки). Предсказуемость, точность и масштабируемость рутинных задач – то, чего очень сложно добиться от сотрудников, не превращая их в измученных роботов. Системе это делает гораздо быстрее.
3. Автоматизация это не признак лени, а способ повысить свою продуктивность (и продуктивность всей компании). Хотя если вы хотели работать меньше — с автоматизацией это тоже возможно.
4. Автоматизировать бизнес-процессы на раннем этапе — удачная стратегия. Это позволит снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить риск авралов в случае, если кто-то из них не выйдет на работу. Кроме того, автоматизация поможет плавно масштабировать ваш проект. В конце концов, каждый малый бизнес хочет стать средним, а затем и крупным.