Системы автоматизации бизнес процессов

Продолжаем разговор об автоматизации бизнес процессов. В первой части статьи мы исследовали, почему на автоматизации не всегда можно сэкономить, и разобрались с мифами о том, что сотрудники делают рутинную работу лучше, а руководитель, внедряя систему автоматизации в бизнес-процессы, теряет над ними контроль. Во второй части приводим еще несколько доводов в пользу того, что многие рабочие процессы можно без проблем доверить IT-системам.

Идеальных решений нет — и это нормально

В первой части большого разговора об автоматизации бизнес процессов мы говорили о том, что далеко не все решения в этой области компания может сделать силами своих специалистов. А если и сможет, то они вряд ли получатся такими же надежными, удобными и масштабируемыми, как специализированные готовые системы автоматизации бизнес процессов.

С другой стороны, очевидно, что и идеальных решений в этой области не существует. Любой продукт на рынке ориентирован на широкую аудиторию и кастомизировать его под всевозможные особенности клиента вряд ли получится. Но это не повод отказываться от просто хороших решений.

Обратим внимание на расходы: автоматизировать тот или иной бизнес-процесс своими силами с учетом своих потребностей — дорогостоящее занятие. И расходы на внедрение системы автоматизации бизнес-процессов это не только зарплата программиста, которого придется нанять, если его нет в штате. Если специалист есть — нужно будет ему объяснить, что его нагрузка сильно увеличится.

Для решения тривиальной задачи вроде создания внутренней системы учета товаров понадобится также вовлечь в процесс менеджеров и руководителей. Чтобы спроектировать то самое «идеальное решение», аналогов которому не будет на рынке, понадобятся усилия многих людей. Вряд ли программист, не погружаясь в специфику ваших бизнес-процессов, сможет сделать все самостоятельно.

Значит, те, кто будет занят на проекте, не смогут выполнять свои прямые обязанности либо будут заниматься ими неполный рабочий день. Добавьте к этому необходимость разбираться в создании технических заданий, планировать процесс разработки, тестировать и дорабатывать систему, внедрять ее в производство. Стоимость идеального решения даже для самой банальной задачи возрастает несопоставимо с важностью этой самой задачи.

Кроме того, даже если такое решение было найдено, а система — разработана и внедрена, всегда остается риск, что программист не оставит подробной документации к проекту, а те люди, которые работали над системой, покинут компанию. В итоге малейшая проблема станет неразрешимой. Нужно выполнить еще одну задачу? Доработать интерфейс? Добавить новые параметры в таблицу? Никто в компании не будет знать, как работает то, что у вас внедрено и что с этим делать. Невеселая перспектива для «лучшего из решений».

Делать самому дорого, не делать ничего — еще дороже

Итак, создавать собственное решение — недешевое удовольствие. К тому же всегда остается риск:

1. получить в итоге не то, что вы задумывали;
2. не получить вообще ничего;
3. остаться один на один с системой, которая работает как «черный ящик»: делает что-то, но вы толком не знаете, что.

В такой ситуации можно оставить все как есть, чтобы не рисковать и не тратить деньги. Разберемся, почему готовая система автоматизации бизнес процессов обойдется дешевле, чем «политика полного невмешательства».

Предсказуемость

Cистема автоматизации бизнес процессов — в отличие от человека — выдает предсказуемый результат. На готовых торговых площадках вы видите товары на складах поставщиков и цены. Вы можете планировать свои закупки и резервировать товары. Если такой системы нет, вашему сотруднику приходится получать всю информацию по телефону или по электронной почте. И даже самый исполнительный сотрудник не сможет гарантировать, что на стороне поставщика всегда будет человек, готовый ответить на ваши вопросы.

Кстати, предсказуемость заметно возрастает, если систему разработали не один-два человека внутри компании, а штат программистов, которые поддерживают продукт. В этом случае вы можете быть уверенными, что за процесс отвечает не черный ящик, использующийся по принципу «работает — не трогай», а система, которую регулярно проверяют, обновляют, тестируют и улучшают.

Точность

Обычно первыми под автоматизацию подпадают рутинные бизнес процессы — они могут быть не очень сложными, регулярно повторяемыми, но требующими особой точности. Для автоматизированной системы такие задачи просты, чего не скажешь о людях. Повторяющаяся, однообразная работа, требующая при этом полного самоконтроля и высокой точности — это действительно тяжелый и неблагодарный труд, который гораздо удобнее доверить машине.

Масштабируемость

Еще одна особенность решений по автоматизации в том, что объемы их работы можно плавно увеличивать параллельно росту бизнеса. Причем такое увеличение может пройти совершенно незаметно для ваших сотрудников – чего не скажешь о работе «вручную».

Предсказуемость, точность и масштабируемость стоят дорого, когда они зависят от людей, а не от сервисов. Представьте, что вам нужно обучить сотрудника, который должен получать от контрагентов точную информацию по товару, причем любой ценой (предсказуемость). При этом важно, чтобы он не ошибался и фиксировал всю информацию вплоть до каждой цифры (точность). А теперь представьте, что вместо одного такого идеального сотрудника вам нужен отдел из десяти человек, которые будут выполнять ту же работу с тем же уровнем качества не мешая друг другу (масштабируемость).

Даже если зарплата всех этих людей будет невелика, всегда существует вероятность, что кто-то начнет допускать ошибки, и весь процесс развалится. Отказываться от системы автоматизации бизнес процессов дорого и рискованно. Ваши сотрудники будут намного счастливее, если в их работе станет меньше рутины.

Автоматизация — это не от лени

Еще одно заблуждение: автоматизируют процессы те, кто не любит работать. Это совсем не так: автоматизация помогает вам (если уж так случилось, что вы трудоголик) работать больше, освобождая время для креативных, сложных задач, отрезая всю рутину. Это позволяет аккумулировать больше времени на другие работы, хотя побочный процесс любой автоматизации — появление большого количества статистических данных, которые, в свою очередь, можно анализировать, чтобы улучшать существующие процессы и принимать более точные решения — на это тоже требуется время и силы.

Поскольку задача любой автоматизации – создание процесса, ориентированного на предсказуемый результат, до внедрения любого решения придется приложить усилия к тому, чтобы разобраться с собственными задачами и понять, как можно оптимизировать их за счет IT-решений. Это требует времени, но окупается многократно.

Вердикт: система автоматизации бизнес процессов действительно поможет вам работать меньше, если такова ваша цель. Во всех остальных случаях решения по автоматизации помогают выполнять намного больше сложных дел в единицу времени, а также принимать более взвешенные управленческие решения на базе статистических данных.

Автоматизация бизнес процессов — не только для крупного бизнеса

И это тоже заблуждение, хотя на первый взгляд кажется, что для небольших компаний просто нет подходящих решений, которые не требуют команды специалистов и внедрения многомиллионных высокоинтеллектуальных систем. На самом деле решения по автоматизации могут варьироваться: от сложных до относительно простых и удобных для малого бизнеса.

Почему небольшим компаниям стоит обратить особое внимание на такие решения? В небольших проектах просто недостаточно сотрудников, чтобы препоручать всю рутинную работу им. А если кто-то из команды уходит в отпуск или на больничный, объем работы, которую в таких условиях приходится выполнять вручную, становится неподъемным.

В условиях ограниченной команды и небольшого проекта очень сложно масштабировать бизнес – особенно когда у всех слишком много работы и нет свободного времени для того, чтобы находить новых клиентов, придумывать нестандартные решения или вести длительные переговоры. В итоге проект стоит на месте – просто потому, что масштабировать бизнес некому.

Еще один плюс автоматизации бизнес процессов на раннем этапе – возможность постепенно расти и достраивать существующие решения шаг за шагом, по мере роста проекта. Такой плавный переход помогает избежать ситуаций, когда потребность в автоматизации становится критической, и нужно перестраивать всю уже сложившуюся систему с нуля.

Резюме

1. Погоня за идеальным решением по автоматизации, как правило, приводит к тому, что вы не получаете того, что хотели: либо созданный своими силами продукт выходит слишком дорогим, либо вы остаетесь один на один с «черным ящиком», который невозможно изменить или доработать. Сторонние решения, пусть не идеальные, а просто хорошие, способны на большее. Их вы сможете адаптировать под большинство ваших задач — причем в любой момент.
2. Не автоматизировать вообще ничего не просто плохая, но и очень дорогая стратегия (возможно, она обойдется даже дороже, чем собственные разработки). Предсказуемость, точность и масштабируемость рутинных задач – то, чего очень сложно добиться от сотрудников, не превращая их в измученных роботов. Системе это делает гораздо быстрее.
3. Автоматизация бизнес процессов — это не признак лени, а способ повысить свою продуктивность (и продуктивность всей компании). Хотя если вы хотели работать меньше — с чичтемами автоматизации бизнес процессов это тоже возможно.
4. Автоматизировать бизнес-процессы на раннем этапе — удачная стратегия. Это позволит снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить риск авралов в случае, если кто-то из них не выйдет на работу. Кроме того, система автоматизация поможет плавно масштабировать ваш проект. В конце концов, каждый малый бизнес хочет стать средним, а затем и крупным.

Компания Agora предлагает готовые b2b решения по автоматизации бизнес процессов. Вы можете получить подробную консультацию у наших менеджеров, связавшись по телефону, указанному на сайте, или оставив заявку на сайте.