Разработка системы электронного документооборота для предприятия

Электронный документооборот — проблемная тема для оптового рынка. Пятьдесят оттенков боли включают все: от попыток адаптировать приобретенную неповоротливую, безбожно устаревшую универсальную систему электронного документооборота (СЭД) до разработки впечатляюще дорогой собственной версии. Ходят слухи, что на пути к быстрому и простому решению проблем автоматизации обмена документами, для которого и предназначена СЭД, можно встретить призрака специалиста крупной компании, канувшего в бездну бумажных кип.

Несмотря на все проблемы, СЭД в России — растущий рынок. Бизнес-процессы ускоряются за счет цифровизации, решения принимаются за несколько минут и реализуются в один клик. Тогда как сопровождающие сделку документы значительно тормозят производительность: согласование в каждом отделе и ручная подпись договора может потребовать несколько дней, а то и недель. 
Любая система автоматизации, позволяющая подстегнуть этот процесс, будет востребованной. Другое дело, что инвестиции компании во внедрение или разработку системы электронного документооборота должны окупиться за счет сокращения операционных затрат — времени на обработку документации. А это происходит уже далеко не всегда.

Кроме того, за счет одной только СЭД проблему не решить: система электронного документооборота предназначена для работы внутри одной, отдельно взятой компании. Для работы с партнерами понадобится ЭДО.

Электронный документооборот (ЭДО) — система, благодаря которой важные бумаги, которые имеют юридическое значение, подтверждаются с помощью электронно-цифровой подписи и выходят за пределы одной компании. Это договора, акты сверки, накладные и другие документы, которыми обмениваются несколько участников сделки между собой, например, покупатель и поставщик.

Решения для ЭДО предлагают крупные провайдеры, которые обеспечивают электронную поддержку юридически значимого документооборота с цифровой подписью. Однако здесь компании зачастую должны отдавать предпочтение решению, с которым уже работают их партнеры: иначе координация нескольких различных систем может создать отдельную проблему.

Как выбрать лучшее решение провайдера, предлагающего разработку электронного документооборота, в каких случаях необходимо создание или внедрение СЭД для отдельно взятого предприятия, как найти адекватное соотношение между затратами, преимуществами и недостатками нескольких вариантов СЭД / ЭДО и как выбрать оптимальную модель работы с документооборотом для своей компании — обсудим в этой статье.

Разработка электронного документооборота: хаос vs. порядок

Умный наводит порядок, гений управляет хаосом

Для маленьких компаний, где документы типовые, все на виду и нет многоэтапных схем утверждения каждого договора, в собственной СЭД нередко нет необходимости. Это решение для крупных предприятий, где действует сложный цикл внутреннего согласования договоров с каждым отделом. Здесь применение СЭД чаще всего продиктовано необходимостью решить одну из следующих задач:

• автоматизация внутренней обработки документов;
• автоматизация процедуры согласования договоров внутри компании;
• усовершенствованное хранение документов.

Такие компании чаще используют готовые СЭД, которые предлагают многие разработчики. Продукты 1С: Документооборот или DocVision помогают ускорить работу предприятия за счет быстрого согласования документов в нескольких отделах.

Электронный документооборот, который сопровождается выходом за пределы компании юридически важных документов с использованием цифровой подписи, применяют и крупные предприятия, и небольшие фирмы — и к концу 2019 года будут обязаны использовать все компании РФ. Такой документооборот предлагает следующие возможности:

• ускорение процедуры согласования условий и подписания договора с партнерами и клиентами;
• контроль ознакомления с документами, доступ к ним согласно полномочиям сотрудника;
• интеграция с ERP и CRM, а также системами учета склада и работы бухгалтерии;
• автоматизация подготовки отчетности;
• повышение уровня безопасности: надежная защита данных и шифрование;
• мгновенная переадресация нужного документа ответственному лицу.

Для ЭДО между предприятиями существует множество готовых продуктов, среди которых — Контур.Диадок, Тензор, Такском, Edisoft, ИнфоТеКС, СБИС, Сфера EDI, Synerdocs и другие.

Актуальные проблемы ЭДО-продуктов

Продукт для электронного документооборота — это бюджетно, просто и понятно, стандартно и быстро. Практически все провайдеры ЭДО-продуктов регулярно выпускают обновления и предлагают услуги техподдержки, обеспечивают помощь на всех этапах разработки электронного документооборота, осуществляют тестирование проекта и помогают с его внедрением на конкретном предприятии.

Основная проблема ЭДО заключается в том, что различные продукты требуют технической синхронизации с аналогичными решениями других провайдеров, которыми пользуются партнеры и клиенты. Отдельные провайдеры предлагают роуминг между своими системами, координируя несколько ЭДО-продуктов, но чаще компании приходится отдавать предпочтение тому решению, которым пользуются ключевые партнеры.

Выбор провайдера ЭДО-решения может стать в какой-то степени методом давления на компанию, и даже способом вытеснения мелких конкурентов, которые пользуются другими решениями. При выборе ЭДО-продукта компания отдаст предпочтение тому же решению, с которым работают ключевые партнеры. Одновременно с этим небольшие предприятия, использующие другие продукты ЭДО, в отсутствие синхронизации или роуминга этих продуктов с решением партнера могут столкнуться с невозможностью поддерживать бизнес-отношения в привычном режиме.

В основе проблемы лежит тот факт, что практически все дистрибьюторы в ежедневной бизнес-деятельности обмениваются со своим поставщиком множеством документов через систему ЭДО, с применением цифровой электронной подписи. Если дистрибьютор покупает в офис столы — он подписывает договор в электронном виде. Если он заказывает услугу мойки офиса — он оформляет заказ с помощью ЭДО. Если он сдает отчетность — он опять же делает это в электронном виде, через провайдера ЭДО.

Вместе с тем самые важные документы при доставке товаров все равно подписываются вручную, экспедиторами по доверенности. Именно товарно-транспортные накладные и счета-фактуры, которые подписываются при отгрузке товара со склада или доставке покупателю, используются в качестве доказательства в суде. При участии логистики в ЭДО-продуктах нет необходимости: обмен и подпись таких документов все равно происходит при личной встрече представителей поставщика и заказчика.

Платформа для работы с ЭДО: продвинутое решение

Решение проблемы синхронизации различных ЭДО-продуктов можно осуществить за счет платформы AGORA, которая предлагает удобный для работы модуль.

Платформа AGORA имеет простую интеграцию с продуктами сторонних провайдеров ЭДО, благодаря чему устраняет проблему обмена документами с партнерами и клиентами, которые используют различные системы электронного документооборота. Счета, договоры, акты заверяются в решениях AGORA с помощью электронно-цифровой подписи как менеджером на стороне поставщика, так и менеджером на стороне покупателя.

Таким образом юридически значимые документы подписываются внутри системы. Согласование документов по сделкам происходит быстро: не возникнет никаких проволочек при подписании договора. Кроме того, в решения AGORA предлагают возможность работать по международным стандартам электронного документооборота EDI, что позволяет обмениваться документами с зарубежными контрагентами.

Модуль для работы с ЭДО упрощает обмен документами с партнерами и клиентами, устраняя проблему синхронизации продуктов ЭДО от разных провайдеров. Благодаря этому вам не потребуется искать возможности синхронизации или роуминга различных ЭДО-систем или вынужденно отказываться от сотрудничества с какими-то партнерами в силу проблем с документооборотом.

Платформа позволяет интегрировать все системы для работы со складом и бухгалтерией, для управления персоналом, продажами и обслуживанием клиентов, для сотрудничества с поставщиками и дистрибьюторами. Так вы создадите единую площадку для работы всей компании из одного окна — быстро, просто и без лишних затрат.