Как компания Арнест ЮниРусь выстроила собственную SRM-систему и перевела закупки в цифровой формат

Арнест ЮниРусь (до 31 марта 2025 года «Юнилевер Русь») — российская FMCG-компания с портфелем из 46 брендов в нескольких категориях: косметика, бытовая химия, мороженое, продукты питания и БАД. В каждой категории своя база поставщиков, специфические требования к сырью и упаковке, регулярные тендерные процедуры. В связи со сменой юрисдикции, потребовалась разработка новых систем. Для автоматизации полного закупочного цикла выбрали российскую платформу AGORA. При реализации проекта обеспечивалась непрерывность закупок, проводилась миграция данных, обучение пользователей и интеграция с ERP-системой.

Проект реализовывался поэтапно:

• Первый этап — внедрение P2P-системы: автоматизация заявок, согласований и приёмки товаров.
• Второй этап — внедрение Sourcing-процессов: полный тендерный цикл от квалификации поставщиков до подведения итогов конкурентных процедур.

Подробнее о первом этапе — в предыдущей статье блога.

Исходная организация тендерных процессов

До внедрения системы каждый тендер требовал ручных усилий. Закупщик самостоятельно рассылал запросы поставщикам по электронной почте, собирал и сводил коммерческие предложения в таблицах Excel, вёл переписку по каждому лоту отдельно. Согласование итогов проходило через совещания и цепочки писем.

Такой процесс сопровождался рядом ограничений:

• Низкая прозрачность: руководство не имело актуальной картины по статусу тендеров и условиям предложений.
• Высокий риск ошибок: ручное сведение данных из разных источников, дублирование записей о поставщиках.
• Слабая масштабируемость: рост числа категорий и поставщиков увеличивал нагрузку на сотрудников, но не повышал качество решений.
• Аналитика: данные по предыдущим тендерам не накапливались в единой системе, постанализ был практически невозможен.

Решение: Sourcing-модуль как основа конкурентных закупок

Sourcing-модуль охватил инструменты для конкурентного выбора поставщиков: от их квалификации и верификации до проведения тендеров, электронных аукционов и подведения итогов. Если P2P-система закрыла внутренние операции с заявками, то Sourcing расширил охват на взаимодействие с внешними контрагентами.

1. Квалификация и верификация поставщиков.

Система автоматически приглашает поставщика к регистрации и проводит валидацию ключевых реквизитов. Все прошедшие верификацию контрагенты заносятся в централизованный каталог с сохранением полной истории взаимодействий — результатов прошлых тендеров, документов, условий поставки. Это снижает вероятность дублирования данных и позволяет закупщику работать с актуальной, проверенной базой при каждой новой процедуре.

2. Проведение полного спектра конкурентных процедур.

Закупочный блок получил инструменты для запуска RFI (квалификационный отбор), RFP (запрос детальных коммерческих предложений) и электронных аукционов трёх форматов. Выбор формата определяется спецификой категории:

• Аукцион на понижение — для стандартных товаров с высокой конкуренцией среди поставщиков: создаёт условия для получения конкурентных ценовых предложений.
• Голландский аукцион — для категорий, где критична скорость выбора: цена снижается до первого согласия участника, что позволяет сократить длительность процедуры.
• Японский аукцион — для сложных категорий, где важна совокупность параметров предложения: участники поэтапно подтверждают готовность или выбывают.

По итогам каждой процедуры система автоматически формирует итоговый протокол с историей ставок, ранжированием участников и данными для закупочного комитета. После утверждения результатов победитель и остальные участники получают уведомления. Все данные о ставках сохраняются для постанализа и оптимизации будущих тендеров.

3. Прозрачность, аналитика и контроль.

Каждое действие в системе фиксируется: кто инициировал процедуру, кто участвовал, какие ставки поданы и когда, какое решение принято. Это обеспечивает полный аудит закупочного цикла, минимизирует риски конфликтов интересов и создаёт базу для постанализа. Служба закупок получила аналитические инструменты для оценки эффективности поставщиков, отслеживания динамики цен и прогнозирования потребностей.

Результаты: что изменилось в закупочном блоке

Внедрение Sourcing-модуля завершило формирование полнофункциональной SRM-системы в Арнест ЮниРусь. В сочетании с ранее реализованной P2P-системой компания получила единую цифровую среду, охватывающую весь закупочный цикл — от формирования заявки до выбора поставщика и контроля исполнения обязательств.

Тендерный цикл сократился. Если раньше подготовка процедуры, сбор предложений и согласование итогов занимали дни или недели, то теперь весь процесс проходит в едином цифровом контуре. Закупщик инициирует тендер, поставщики получают уведомления автоматически, предложения подаются в системе, итоги фиксируются в протоколе — без переписки по почте и сведения данных в Excel.

Охват закупок конкурентными процедурами вырос. Снижение операционной нагрузки на закупщика позволяет проводить больше тендеров — в том числе по категориям, которые раньше закрывались без конкурентных процедур из-за сложности ручного процесса. Проведение конкурентных процедур перестало требовать ручной координации участников.

Улучшились коммерческие условия. Прозрачные открытые торги стимулируют поставщиков к снижению цен. Закупочная служба получила инструмент для контроля рыночной цены и оценки эффективности каждой процедуры.

Сформирована верифицированная база поставщиков. Централизованный каталог с историей взаимодействий снижает вероятность дублирования и работу с непроверенными контрагентами. Каждый новый тендер стартует без задержек на сбор документов.

Закупочный блок получил аналитику. Данные о всех проведённых процедурах — история ставок, динамика цен, активность поставщиков — накапливаются в системе и доступны для анализа. Это создаёт основу для стратегических решений по категориям и поставщикам.

Специалисты AGORA готовы обсудить особенности внедрения SRM-платформы применительно к вашим бизнес-процессам.