Закупка заканчивается не выбором победителя, а исполнением контрактных обязательств

Сразу после торгов начинается этап, на котором компании часто теряют деньги и время из-за ошибок в документах и затянутых согласований.

По сводному отчёту Минфина за 2025 год реестр недобросовестных поставщиков содержит 28 066 записей в отношении 10 730 участников закупок. Из них 24 617, то есть 87,7%, внесены за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по уже заключённым контрактам. Только за первое полугодие 2025 года, по данным Минфина, общая стоимость расторгнутых контрактов составила 1,58 трлн рублей, что на 33,7% больше, чем годом ранее. Это данные только по госзакупкам: для коммерческих закупок сопоставимого открытого реестра по расторгнутым договорам нет.

Расторжение часто связывают с форс-мажором или срывом на стороне поставщика. Для закупочной функции управляемая часть риска находится на этапе договора: перенос данных в контракт, процедура согласования, проверка полномочий подписанта. Регламентированный процесс снижает часть этих рисков. Именно за такую регламентацию отвечает модуль «Контрактинг» в SRM-системе (системе управления отношениями с поставщиками) AGORA.

Проблемы, которые предотвращает модуль контрактинга в SRM-системе

Без регламентированного процесса компании сталкиваются с типичными сбоями:

• Операционные задержки. Ручное согласование затягивает цикл. Автоматические маршруты и напоминания о сроках убирают ручную передачу договора между согласующими и показывают, на чьём этапе возникла задержка.
• Конфликты при обсуждении договора. Без единого места для обсуждений переписка расходится по почте и внешним каналам, а договорённости теряются. В системе все комментарии, статусы и история изменений доступны всем участникам.
• Сложности аудита. Документы в разных форматах и местах хранения трудно проверить. Система хранит всё в едином формате и показывает историю правок.
• Финансовые потери. Штрафы и пени из-за пропущенных сроков или несоблюдения условий. Если в карточке договора заведены обязательства, сроки и ответственные, система помогает контролировать эти даты.
• Правовые риски. Нестандартные условия увеличивают нагрузку на юридическое согласование и риск расхождений между версиями. Шаблоны и библиотека договорных условий (клауз) помогают использовать формулировки, заранее согласованные юридической функцией.

Как SRM AGORA снижает риски на этапе контрактной работы

Модуль контрактинга AGORA снижает управляемые риски договорной работы: ошибки при повторном вводе данных, задержки согласования, конфликт версий и подписание без настроенной проверки полномочий.

Система автоматически переносит в договор данные о поставщике, закупаемых позициях и суммах, поэтому пользователю не нужно вводить их вручную.

Внутри каждого договора доступно несколько функциональных возможностей:

1. Работа с текстом договора. Пользователь просматривает и редактирует текст прямо в системе; типовые условия добавляет из библиотеки в режиме конструктора. Готовый документ выгружается в Word или PDF.
2. Согласование. Компания настраивает маршрут под тип и сумму договора: система назначает согласующих, отслеживает сроки и фиксирует просрочки в отчёте по SLA (соглашение об уровне сервиса) ответственного. На любом этапе можно согласовать договор, отправить на доработку, отклонить или добавить нового согласующего.
3. Управление версиями. Система хранит историю правок: видно, кто и что изменил, можно вернуться к любой предыдущей версии.
4. Обсуждения. Все комментарии по договору находятся в едином чате внутри системы, без переписки в почте и мессенджерах.
5. Подписание. На этапе подписания подписант получает уведомление в системе. Договор подписывается электронной подписью, для бумажного сценария пользователь загружает скан уже подписанного документа. При подписании через ЭП система проверяет доступность КриптоПро и полномочия подписанта в рамках настроенного сценария проверки доверенности. При загрузке скана система сверяет текст через OCR (оптическое распознавание символов) и показывает процент совпадения с оригиналом.

После подписания договор получает статус «Подписан», а инициатор видит уведомление. Документ переходит в режим «только просмотр» для рабочих ролей; новые изменения проходят через отдельный согласованный процесс.

Настройки модуля под структуру компании

Компания настраивает договорной процесс под собственные потребности: задаёт типы договоров, правила согласования (кто согласовывает и в каком порядке), шаблоны документов и уровни доступа для ролей в зависимости от типа контракта и суммы. Юрист выбирает клаузы из библиотеки и адаптирует текст под конкретные условия.

Раздел контрактинга в AGORA построен на ролевой модели пользователей, как и вся SRM-система.

• Специалист по закупкам: формирует проект закупки и проводит процедуру.
• Руководитель: видит все разделы системы и контролирует процесс на каждом этапе.
• Юрист: решает, нужны ли шаблоны договоров, и проверяет документы на юридические риски.
• Финансово-плановый отдел (FP&A): анализирует контракты и проверяет их соответствие бюджетным ограничениям.

Раздел «Контрактинг» показывает список договоров, доступных пользователю по его роли. В разделе несколько вкладок:

• Мои контракты — отображает все контракты, доступные в соответствии с ролью пользователя.
• Ожидают согласования — включает договоры, которые требуют действий от пользователей для перехода на следующий этап согласования.
• Шаблоны договоров — это реестр различных типов договоров и документов, сгруппированных в зависимости от типа закупки, категории товаров и услуг. Раздел доступен для управления пользователям с ролью Юрист.
• База клауз — содержит набор готовых шаблонов отдельных положений, условий, оговорок или пунктов, которые определяют права, обязанности и условия сделки. Юрист добавляет клаузы в контракт при формировании и согласовании договора в конструкторе. Раздел доступен для управления пользователям с ролью Юрист.
• Отчёты — раздел для пользователей с ролью «Руководитель». Руководитель отслеживает статусы договоров, сроки согласования и распределение задач между ответственными. В отчётах пользователь фильтрует договоры по статусу, сроку, ответственному и другим параметрам.

Контрактинг в SRM AGORA переводит договор из переписки и файловых версий в управляемый процесс: данные подтягиваются из закупки, маршрут согласования фиксирует сроки и ответственных, версии сохраняются, а подписание проходит по заданному сценарию проверки.

Хотите посмотреть модуль «Контрактинг» в работе? Запросите демонстрацию AGORA: покажем маршрут согласования договора, контроль версий, проверку подписанта и отчёт по просрочкам на примере вашего договорного процесса.