Как закупает Авито: единый сквозной процесс в SRM-системе для некоммерческих закупок

Согласовать подрядчика на ролик, закупить ноутбуки для новой команды, подписать контракт на клининг штаб-квартиры — в большинстве крупных компаний все эти активности до сих пор живут в почте, чатах и Excel. Часто это происходит даже в тех компаниях, у которых прямые закупки давно в SRM. Компания Авито, в свою очередь, свела этот контур в единый сквозной процесс на платформе AGORA: от заявки до аналитики и расчёта экономии. MVP разработан за 8 месяцев. Сокращение сроков процедур уже на этом этапе — порядка 7–8%.

Авито автоматизировал категорию закупок, которая у других идёт последней

Авито — один из самых посещаемых классифайдов России. У компании нет сырьевых закупок и тяжёлого производства, но есть полный периметр некоммерческих категорий: офис, маркетинг, ИТ-услуги, профуслуги. Компания приняла решение внедрить SRM-систему AGORA для оптимизации этих процессов. Цель — повысить прозрачность управления закупками, ускорить взаимодействие с поставщиками и выстроить устойчивую партнёрскую модель.

Ключевой акцент проекта был сделан на создании единого сквозного процесса управления закупками — от первоначальной заявки до момента поставки. Объединяя различные аспекты закупочной деятельности, система обеспечивает автоматизацию процессов и взаимодействие между всеми участниками — от заказчиков до поставщиков.

Один сквозной процесс вместо нескольких систем

Архитектурно система интегрирована с ERP-системой, MDM-системой, а также с внешней публичной ЭТП, что обеспечивает универсальный доступ к данным и их актуальность. Основные цели проекта — повышение уровня автоматизации, прозрачности взаимодействия с поставщиками, экономия за счёт консолидации потребности и сокращения трудозатрат.

Ниже представлены ключевые функциональные блоки системы, которые играют важную роль в управлении некоммерческими закупками:

• Раздел «Заявки на закупку» служит основой для консолидации потребности внутри компании. Пользователи формируют детализированные заявки, указывая необходимые позиции, сроки исполнения, бюджеты и ответственных лиц. Это позволяет не только учитывать текущие потребности компании, но и агрегировать заявки по различным подразделениям, что облегчает анализ и управление ресурсами.
• Планирование и бюджетирование играют ключевую роль в управлении финансами закупочной деятельности. Корректное планирование на основе исторических данных и консолидированной информации позволяет точнее планировать потребности и оперативно реагировать на рыночную волатильность. Дополнительно применяются механизмы прогнозирования инфляции, что позволяет формировать более точные бюджеты и принимать решения с меньшим уровнем неопределённости.
• Проведение конкурентных и неконкурентных процедур. Система предоставляет возможность проводить широкий спектр тендерных процедур — как конкурентных, так и неконкурентных. Функционал включает публикацию тендеров на внешней ЭТП и сбор информации о поданных предложениях. Процедура переторжки позволяет получить максимально конкурентные условия от поставщиков и улучшить итоговое соотношение цены и качества. Совокупный эффект на этапе MVP — сокращение сроков проведения процедур порядка 7–8%.
• Раздел «Дашборды и аналитика» предоставляет возможность анализировать ключевые показатели эффективности закупок в режиме реального времени и формировать отчётность на основе исторических данных. Интерфейс позволяет отслеживать сроки исполнения, SLA, экономию средств, статусы процедур и сводную статистику по типу закупок и их бюджетам в различных разрезах. Благодаря удобному интерфейсу дашбордов ЛПР получают возможность быстро и аргументированно принимать решения, что значительно улучшает контроль и прогнозируемость процесса.

В SRM-системе также реализован механизм учёта категорийных стратегий, что позволяет компании адаптировать подход к закупкам в зависимости от специфики каждой категории товаров и услуг. Это создаёт дополнительные возможности для оптимизации затрат и детальной работы с каждой категорией — выбора наиболее эффективных методов взаимодействия с поставщиками. Внедрение критериальных оценок поставщиков даёт дополнительный эффект экономии порядка 0,5% от объёма закупок.

Также реализован функционал управления ролями в соответствии с матрицей RACI, что обеспечивает чёткое распределение ответственности по всему процессу закупки. Такой подход улучшает качество взаимодействия между участниками и исключает зоны неопределённой ответственности.

MVP за 8 месяцев

Проектная команда Авито отмечает, что система была внедрена в крайне амбициозные сроки: MVP был разработан, протестирован и запущен в релиз всего за 8 месяцев.

«MVP за 8 месяцев — результат, которым мы гордимся. Но главное не скорость, а то, что процессы, которые раньше жили в почте и чатах, теперь работают прозрачно и предсказуемо. Уже видим эффект: весь закупочный цикл и 100% процедур проходят в периметре одной системы, процесс стал оптимизированным и прозрачным» — Никита Фролов, менеджер проектов автоматизации

Что получил Авито

Внедрение SRM-системы AGORA дало Авито возможность не только повысить скорость обработки заявок и проведения процедур, но и улучшить качество принимаемых решений за счёт более глубокого анализа и прогнозирования данных. Система стала рабочим инструментом для закупщиков, их руководителей и заказчиков – единой точкой входа с понятным процессом, наглядной аналитикой и выгодными условиями от поставщиков. Это важная ступень на пути к устойчивой операционной эффективности и росту стратегической значимости функции некоммерческих закупок.

Готовы перевести закупки из Excel и разрозненных таблиц в единую систему? Свяжитесь с нашим менеджером — разберём ваш кейс и предложим решение.