Новый кейс AGORA: разработка решения для замещения системы Coupa

Цифровизация закупочных процессов имеет большое значение для многих компаний, так как подобные системы позволяют не только оптимизировать работу стратегически важных бизнес-процессов отдела снабжения, но контролировать согласование заявок на закупку, бюджеты и многое другое. В связи с этим многие компании, например из сферы FMCG и ритейла, разрабатывают корпоративные закупочные системы, которые позволяют формировать список доверенных поставщиков, получить наиболее выгодные цены, контролировать бюджетирование и этапы согласования.

Поскольку цифровая трансформация выглядит по-разному в каждой отрасли, а также уровень цифровой зрелости каждая компания определяет для себя самостоятельно, то и разрабатываемый функционал даже в похожих системах будет значительно отличаться. Крупные предприятия стараются кастомизировать цифровые технологии под потребности собственного бизнеса.

Российский вендор и интегратор AGORA для компании «Юнилевер Русь» разработал решение P2P для цифровизации и автоматизации процесса по формированию заявок на закупку.

Предпосылки и задачи, которые стояли перед компанией AGORA в разработке закупочной системы P2P

Компания AGORA разрабатывает решения, которые по функциональным возможностям схожи с решениями для бизнеса Coupa и SAP в части закупок. Перед командой AGORA стояла задача в кротчайшие сроки разработать решение для заказчика «Юнилевер Русь», которое обеспечивает прозрачное и удобное управление действующей в контуре заказчика закупочной системой, со всеми особенностями:

• сложной системой согласования заказов и каталогов с разветвленной ролевой моделью, связанной со справочниками бухгалтерии;
• сложной системой связей внутренних справочников.

AGORA разработала систему для «Юнилевер Русь», которая позволила бы цифровизировать и оптимизировать процесс формирования заказов на закупку (PO или Purchase Order) и фиксировать приемки (GR или Goods Receipt). Необходимо было за 3 месяца запустить рабочую версию MVP, и к концу мая 2023 года загрузить в систему пользователей и все заказы и приемки, которые еще находятся в работе у заказчика.

Ключевой функционал системы P2P на базе решения от AGORA

Работа над проектом началась в феврале 2023 года, и за это время команда AGORA совместно с командой «Юнилевер Русь» смогли реализовать основной функционал, отвечающий за формирование заказа, его согласование, создание приемок по заказу и согласование каталога с номенклатурами.

Весь процесс начинается с авторизации в системе. Здесь создана кроссавторизация через Microsoft Active Directory, что позволяет пользователям заходить в систему AGORA под привычными им логинами и паролями. При входе пользователей в систему их пароли проверяются непосредственно в локальной службе Active Directory.

1. Заказы

Во вкладке «Заказы» пользователь создает заказ на закупку, а также может его редактировать. Редактирование заказа доступно только Автору и Инициатору заказа, которые указаны в соответствующих полях заявки (если Инициатор участвует в цепочке согласования, ему недоступно редактирование заказа). Весь процесс заказа сформирован по статусной модели: черновик, на согласовании, заказ оформлен, частичная приемка, получен, закрыт.

На первоначальном этапе «Черновик» пользователь заполняет все данные в заказе:

• Основные данные: заполняется информация о поставщике, утверждается адрес доставки и необходимая дата поставки.
• Далее добавляются сами товары или услуги к закупке в разделе «Позиции» . В меню выбирается тип поставки: по количеству – означает, что заказываются товары, по стоимости – заказываются услуги. А также в разделе «Позиции» можно выбрать каталожные номенклатуры, которые уже загружены в каталог через раздел «Каталоги на добавление», в таком случае все данные о позициях подгрузятся автоматически (поставщик, код поставщика и так далее), или загрузить ту позицию, которой еще нет в системе на текущий момент. В разделе «Позиции» возможны массовые действия сразу с несколькими выбранными товарными позициями – скопировать, удалить.
• Блок «Классификация». В данном блоке заполняются различные параметры, отвечающие за финансовые транзакции. Например, General ledger – основной счет, Acct Cat – типы котировок.
• Ответственные лица. В зависимости от сформированной суммы заказа цепочка согласующих лиц по заказу будет автоматически меняться: чем сумма больше, тем согласующих лиц будет также больше. Кроме этого, можно вручную добавлять пользователя с ролью «Подписчик» или «Согласующий».
• Комментарии. К заявке можно оставлять пометки и комментарии для уточнения по заказу.
• История изменения по заказу. В данном разделе отображается история всех изменений и действий, которые совершались с заказом. Например, была совершена частичная приемка заказа, но после по каким-то причинам приемка была удалена – данная информация отобразится в истории.

После корректного заполнения всех полей в черновике заказа нажимается кнопка «Отправить на согласование». Заявка передается в систему ERP, где валидируется. После валидации заявка по цепочке переходит к согласующим лицам. В этот момент у заказа меняется статус «На согласовании».

В личном кабинете согласующего пользователя в общем списке заказов появляется новый созданный заказ на закупку. Если информация по заказу верная, то ответственный пользователь согласовывает заявку. Если в заказе есть ошибки, то пользователь нажимает «отклонить» и может оставить комментарий к заявке, заказ возвращается на статус «Черновик». В это время автор заказа должен внести правки и повторно отправить на согласование. Стандартно последним согласующим в цепочке будет сотрудник финансового отдела.

Далее, как только заказ прошел всю цепочку согласования, он повторно отправляется в ERP, но уже не для валидации, а для создания заказа в учетной системе. Как только заказ создается в ERP, то в системе AGORA он меняет статус на «Заказ оформлен».

2. Приемка

Пользователь переходит в раздел «Заказы», после оформления заказа напротив нужной заявки появляется возможность создать приемку:

• Открывается форма «Приемки», в которой можно заполнить дату поступления, фактическое количество поступившего товара или услуги, а также прикрепить приложение или оставить комментарий.
• Возможно сделать как частичную приемку, так и полную приемку товара или услуги: напротив строки с позицией нужно нажать чек-бокс, тогда автоматически проставится полная сумма.
• После нажатия кнопки «Отправить» создается приемка, информация также отправляется на создание приемки в ERP систему компании-заказчика.

В одноименном разделе «Приемки» в сайдбаре можно посмотреть все отправленные приемки по всем заказам пользователя. Либо можно зайти на страницу конкретного заказа и под блоком «Позиции» нажать «Показать все позиции приемки по PO», здесь будут отображаться только те приемки, которые относятся к данному заказу.

В статусной строке изменится статус на «Частично получен» или «Получен» - в зависимости от того, все ли позиции были доставлены по заказу. При необходимости приемку можно аннулировать. В таком случае заказ вернется на статус «Частично получен» или «Заказ оформлен», если никакие позиции не были доставлены.

3. Каталоги на добавление

Нажав в сайдбаре раздел «Каталоги на добавление», откроется раздел со всеми заявками на добавление каталога. Каталог можно загружать в формате Excel файла. Схема действий, следующая:

• Подготовка файла для загрузки в систему, заполнение шаблона каталога.
• Выбираем в файлах компьютера нужный и загружаем в систему.
• Далее заявка на добавление каталога отобразится в общем списке раздела, где ей будет присвоен определенный номер.
• Для редактирования каталога необходимо нажать на номер заявки. Перед пользователем откроется форма, практически идентичная форме «Черновик» заявки на закупку. В данном разделе пользователь может редактировать данные о товаре при необходимости: с помощью специального чек-бокса можно выбрать, будет этот товар активен в каталоге или нет, а также в ручном формате можно добавить дополнительные позиции в каталог.

После того, как все данные по каталогу корректно заполнены, можно отправлять каталог на согласование.

За короткий срок команда AGORA смогла заместить решение Coupa в части формирования и согласования заказа на закупку, а также формирования приемки и согласования каталогов поставщиков. Однако на этом разработка замещающего продукта не остановилась. На текущий момент команда продолжает работать над разработкой полноэтапной системы для цифровизации и оптимизации закупочного процесса компании Юнилевер Русь.

Результаты внедрения P2P системы закупок в деятельность компании «Юнилевер Русь»

Несмотря на ограниченные сроки на разработку и внедрение решения для цифровизации процесса формирования заявки на закупку, проектная команда AGORA смогла реализовать функционал оперативно и качественно, что позволило обеспечить бесперебойную работу производственных мощностей компании «Юнилевер Русь».

Преимущества внедрения P2P системы на базе платформы AGORA:

• Оптимизация процесса создания, согласования заявки на закупку.
• Автоматизация процесса формирования приемок товаров и услуг.
• Сокращение количества ошибок при формировании заявок на закупаемые позиции.
• Контроль согласования позиций, бюджетов в заявке на закупку.
• Снижение операционных затрат на проведение закупок.
• Повышение прозрачности процессов постановки и выполнения задач.

Если говорить в общем, то цифровая трансформация сектора FMCG направлена на повышение эффективности и гибкости бизнеса. При внедрении в свою деятельность цифровых решений компании становятся более устойчивы на рынке за счет оптимизации бизнес-процессов с помощью внедрения решений для автоматизации закупочных процессов.

Обратная связь по вопросу реализации проекта P2P системы закупок для «Юнилевер Русь»

Получили обратную связь от компании «Юнилевер Русь» по вопросу успешности и эффективности работы с компанией AGORA:

1. Почему выбрали решение именно от AGORA? «Решение от AGORA наиболее подходящее из допустимых на рынке».
2. Гладко ли прошло внедрение? Какие были сложности? «Внедрение проходило не просто, «Юнилевер Русь» предъявляет высокие требования к реализации процессов».
3. Какие эмоции, впечатления от работы с командой AGORA? «В целом положительные, команда AGORA эффективно работала в проектной команде «Юнилевер Русь».
4. Какие отзывы дали ваши сотрудники, когда в бизнес-процессах появилась Агора? «Отзывы положительные. По прошествии нескольких месяцев после запуска и доработок системы пользователи дают высокую оценку эффективности и удобству системы».

Вопрос цифровизации для производителей товаров повседневного спроса на рынке FMCG сейчас наиболее актуален. Цифровые системы для закупок это не только удобный инструмент для пользователей, но и важная составляющая для повышения эффективности и оптимизации работы предприятия.

Любое FMCG предприятие включает в себя множество различных процессов по управлению и планированию цикла «закупки – производства – реализации товарной продукции». В случае с торговыми сетями – это задачи по управлению поставками большого количества SKU. А в ситуации с производителями товаров повседневного спроса – своевременная закупка требуемых товаров, работ и услуг для обеспечения непрерывности производства.

Вендор и интегратор AGORA позволит цифровизировать закупочный процесс за счет решений: SRM система полного цикла закупок, собственная ЭТП, P2P система для согласования заявки на закупку, а также Корпоративный электронный магазин закупок малого объема. Продукты AGORA входят в Реестр отечественного программного обеспечения.