Управление закупками: какие преимущества дает собственная электронная торговая площадка

Изменившаяся в 2022 году бизнес-среда и санкционный кризис отразились на рынке закупок. Удовлетворять потребности в товарах, услугах, сырье и материалах привычными способами практически невозможно. В конкурентной борьбе за привлечение поставщиков необходимо пересматривать функционал и инструменты управления закупками, внедрять новые разработки, делать участие в закупках удобным, максимально прозрачным и независимым от геолокации.

Любая кризисная ситуация имеет точки роста. В вопросе закупок – это развитие электронных торговых площадок (ЭТП – онлайн ресурс для взаимодействия поставщиков и покупателей). Их развитию также способствует перспективный тренд на цифровизацию и эффективное управление закупочной деятельностью, особенно в b2b сегменте.

Стратегическое значение закупочной деятельности и зачем управлять закупками

Несмотря на санкции заказчики нуждаются в бесперебойных поставках для бизнеса. По данным Контур.Аналитика, общая сумма проводимых закупок за III квартал 2022 года по 44-ФЗ выросла на 29% (с 2,8 трлн рублей до 3,7 трлн рублей). И, конечно, компаниям выгоднее работать с поставщиками вдолгую, а не менять контрагента при каждой закупке. Такая стратегия формирует еще один тренд – долговременную работу с поставщиками. С одной стороны, эта ситуация выгодна для бизнеса, с другой – необходимо развивать инструменты контроля качества работы, эффективного управления логистическими процессами в закупках, поставками, иметь надежную базу добросовестных поставщиков. Инвестирование в современные способы цифровизации и автоматизации процесса закупок решает эти задачи. Очевидно, поиск и совершение сделок через связи, интернет и ручные инструменты – прошлый век. Например, если оцифровать процесс закупок с помощью создания собственной ЭТП на базе платформа AGORA, это решит многие проблемы, которые влияют на отношения с поставщиками и бизнес в целом:

• высокая стоимость проведения закупок;
• сложный отбор и квалификация поставщиков из-за бюрократии закрывают доступ к закупкам для большого количества поставщиков, а также отнимают много времени у персонала по закупкам;
• отсутствие ЭДО И ЦП замедляет закупочный процесс и делает его неудобным;
• длительные сроки утверждения закупок и согласования;
• отсутствие инструментов онлайн-контроля и анализа закупок для гибкого управления поставками, а также без онлайн системы часто отсутствуют четкие зоны ответственности, риск бюрократического влияния;
• возможные ошибки на любом этапе (от сбора потребностей, учета остатков до просроченных платежей и утерянных документов);
• отсутствие гибкой адаптации инструмента закупок под конкретные категории товар или услуг, бизнес-ниши;
• замедленный переход на автоматизацию малых закупок, несмотря на важность цифровизации в современных реалиях.

Задачи любого инструмента для управления закупками

Придя к необходимости оптимизации и автоматизации закупок, следующий вопрос, который потребуется решить, – на какой площадке работать, использовать сторонние независимые ресурсы или разработать собственную ЭТП. Решение зависит от целей, задач и возможностей разработки. Однако вне зависимости от того, какой инструмент для автоматизации и управления закупками выбирает компания, он должен:

• легко создавать заявки на закупку, перекрестные ссылки на данные во всех заявках, заказах, счетах-фактурах, чтобы оперативно получать одобрение и вовремя проводить платежи, проверять статус в реальном времени из любой точки, с любого устройства, а также проводить онлайн любые виды закупочных процедур (аукцион, редукцион и т.п.);
• иметь возможность создавать базу надежных поставщиков, управлять ими, осуществлять мониторинг производительности поставщика и уведомлять об изменениях – основная функция закупок;
• автоматизировать выставления счетов и отчетность: создавать и извлекать отчеты, на основании которых компания сможет принимать стратегические решения;
• просто и гибко интегрироваться с внутренними и сторонними ресурсами компании: ERP, электронным документооборотом, логистическими сервисами и др.;
• предоставлять аналитику, отслеживать ключевые показатели эффективности.

Свое или чужое? Преимущества собственной ЭТП

По мнению некоторых экспертов по закупкам, нужно поработать сначала со сторонними ЭТП, протестировать инструменты, понять потребности компании и только потом реализовать собственную. Может казаться, что собственная площадка закупок – это сложно, повлечет проблемы с интеграцией и необходимость содержать штат IT-сотрудников.

Однако современные вендоры, такие как AGORA, легко доказывают обратное. Основное преимущество разработки решений для закупок на базе AGORA — готовый к работе базовый набор инструментов, необходимых для закупочного процесса, и достаточный для успешного начала работы. Платформа AGORA также имеет возможности добавлять необходимые бизнес-опции по мере необходимости на любой стадии запуска и внедрения проекта.

Ценнейший десятилетний опыт разработки торговых онлайн-площадок и кейсы крупных клиентов, таких как АЛРОСА, ВТБ «Бизнес-коннект», РэйлАльянс (система электронных торгов по 223-ФЗ), Michelin, РЖД и др., помогает четко понимать потребности клиента и подстраиваться под индивидуальные особенности компании.

Почему выгодно проводить закупки на собственной площадке?

• Экономия на проведении торгов – не нужно оплачивать услуги оператора сторонней ЭТП.
• Своя платформа закупок – свои правила. Компаниям выгодно задавать правила проведения закупок так, чтобы упростить оптовые закупки товаров, работ и услуг и встроить в остальные бизнес-процессы, конечно, с учетом законодательных рамок. Компания AGORA создает именно такой продукт, учитывающий внутренние нюансы процедуры закупок, интеграции с внутренними системами (ERP, CRM) и внешними ресурсами.
• Собственный маркет электронных закупок дает конкурентные преимущества: технические возможности (личный кабинет поставщика, интеграция с ЭДО, ЦП, и т.д.), повышение производительности компании и сокращение издержек.
• Контролировать безопасность на своей площадке проще.
• Можно варьировать, для каких нужд использовать ЭТП. Например, отделить корпоративную площадку от бэк-офиса или часть прямых закупок перевести на свою ЭТП, чтобы облегчить процедуру закупок и стратегических переговоров с поставщиками и тщательный отбор, загружать прайс-листы. А нерегулярные закупки проводить на внешних сайтах и получать лучшую цену. Также очень часто собственную ЭТП дополняют своей SRM системой для максимальной эффективности закупочных процессов.
• Закупки, в том числе и корпоративные, становятся максимально прозрачны и легко контролируемы руководством.
• Удобнее проводить оценку закупок и экономить, используя точную аналитику и статистику по ценовым колебаниям, АBC-анализ закупаемой продукции, данные истории поставщиков для сравнения цен и условий.

Автоматизация закупок с помощью продуктов компании AGORA

В сложившейся ситуации на рынке закупок эксперты отводят ключевое место увеличению участников и видят перспективы и потенциал в коммерческих закупках. А для этого требуется внедрять инструменты, которые сделают бизнес-среду закупок комфортной, а взаимодействие закупщиков и поставщиков выгодным для обеих сторон.

У заказчиков растет спрос на качественный скоринг контрагентов, формы рейтингов поставщиков, быстрое оформление документов и т.д. Решать такие задачи под силу только компаниям-разработчикам с современными высокотехнологичными стеками.

Компания AGORA – ведущий вендор и участник единого реестра Минкомсвязи, предлагает решение задачи управления и автоматизации закупками с помощью разработки:

• SRM – система для автоматизации управления закупками и взаимодействия с поставщиками в единой онлайн-системе;
• ЭТП – частная торговая площадка для автоматизации всех этапов закупок;
• КИМ – корпоративный интернет-магазин для закупок малого объема.

Многие компании уже используют российский софт и ускорили цифровизацию закупок.

Например, для компании АЛРОСА – лидера в алмазодобывающей отрасли с гос.участием был разработан внутренний электронный магазин для размещения заказов на поставку материалов. Мы адаптировали функциональные модули AGORA и реализовали интеграцию с ERP системой клиента, снизив операционные затраты на проведение закупок малого объема в кратчайшие сроки.

Если вы уже активный участник на порталах электронных закупок или ведете закупочную деятельность, не применяя ЭТП, система автоматизации и управления закупками на базе платформы AGORA

• снизит затраты на закупочную деятельность до 30-40% для компаний с низким уровнем автоматизации закупок, а для крупных компаний даст возможность получить экономию до 2-8% на закупках;
• сократит цикл закупок и избавит от рутины и ошибок из-за человеческого фактора;
• поможет получить цены до 20-50% ниже за счет здоровой конкуренции между поставщиками;
• обеспечит конфиденциальность и позволит управлять закупкой на всех этапах (от заявки до приема товара);
• снизит уровень бюрократического влияния и рисков в цепочке поставок и управлении взаимоотношениями с поставщиками;
• представит анализ эффективности закупок для дальнейшего планирования бюджета.

Преимущество коробочной версии AGORA перед разработкой программного обеспечения для закупок с нуля в том, что она прошла испытание на многих клиентах, а значит, система управления, которую получает компания, будет сразу работать стабильно. Индивидуальные бизнес-процессы, которые долгое время формировались в компании учитываются и модулируются (200+ модулей под разные задачи), добавлять опции можно в ходе разработки на любом этапе. Готовое решение AGORA ЭТП для создания и запуска электронной торговой площадки быстрее, удобнее и что немаловажно, стоимость такого решения значительно выгоднее, чем индивидуально прописанное ПО или самостоятельная разработка и дальнейшее сопровождение.

Правильно подобранное и разработанное программное обеспечение автоматизирует рутинные процессы, интегрирует функции закупок, эффективно управляет ими, снижает расходы и риски, обеспечивает выгодные цены и лучших поставщиков, удовлетворяя нужды заказчиков и производства.

Хотите выбрать любую актуальную бизнес-модель и протестировать ее работу в выбранном сегменте рынка, с минимальными затратами сил, времени и денег? Оставляйте заявку или свяжитесь с нашим менеджером.