9 мин
1709
Российская группа компаний АЛРОСА является лидером в алмазодобывающей отрасли мира, горнорудная корпорация с государственным участием. Для решения внутренних задач компании АЛРОСА по закупкам малого объема был разработан Корпоративный интернет-магазин на базе платформы AGORA. Спикер со стороны российского вендора AGORA взял интервью у Бурлакова Никиты – начальника Отдела Методологии закупок и информационно-аналитического обеспечения, а также у Репного Ярослава – руководителя проекта, Управление проектной деятельностью.
Было выяснено, какие задачи стояли перед компанией АЛРОСА и каких результатов удалось достичь, внедряя в закупочные бизнес-процессы предприятия Корпоративный интернет магазин, коротко КИМ, АЛРОСА.МАРКЕТ.
АЛРОСА.МАРКЕТ – электронная торговая площадка для малоценных закупок компании и автоматизации процесса взаимодействия с поставщиками.
Содержание
Причины и потребности в разработке корпоративного интернет-магазина
Какие были предпосылки к созданию электронного магазина малых закупок? Какие задачи стояли в процессе разработки?
«Ранее процесс на выявление потребности в малоценной закупке занимал большое количество ресурсов, временных и операционных. Однотипная малоценная номенклатура ежедневно или ежемесячно поступала в адрес закупочного блока со стороны различных подразделений компаний. Каждый раз, когда закупщикам направлялась такая потребность – осуществлялся расчет НМЦ (начальная максимальная цена), проведение закупок, а также согласование договоров и счетов.
Стало очевидно, и опыт других компаний показал, что для таких задач необходима разработка электронного магазина, который позволит оптимизировать процесс обеспечения и обработки потребности, а также уменьшит трудозатраты на проведение закупки.
По результатам запуска площадки работнику цеха на комбинате или в дочернем обществе Группы АЛРОСА достаточно в любой момент в простом и понятном интерфейсе оформить заказы по необходимым позициям из доступных категорий товара, отследить статус их движения и получить.
Главным плюсом осуществления закупки малого объема через электронный магазин стало снижение трудозатрат при сопровождении договоров за счет реализованной интеграции с ERP системой компании.
В рамках создания проекта пришлось решить задачи по незначительному изменению бизнес-процесса планирования потребности на определенные категории товаров для закупки через электронный магазин. В том числе адаптировали стандартные решения от AGORA под особенности процесса закупок компании, что осуществилось достаточно оперативно за счет добавления готовых функциональных модулей (200+ различных модулей на базе платформы AGORA). Было решено сделать интеграцию с ERP системами поставщиков для синхронизации информации о складских остатках поставщиков», - рассказал Никита Бурлаков.
Почему выбрали решение именно от AGORA?
Ярослав Репной, руководитель проекта со стороны команды АЛРОСА: «Решение от AGORA имеет хороший базовый функционал, позволяющий в короткие сроки запустить MVP и далее поэтапно развивать продукт. При этом решения на базе платформы AGORA позволяют в дальнейшем беспрепятственно масштабировать проект».
Ключевой функционал площадки малых закупок
Расскажите о нескольких ключевых функциональных блоках внедренного решения?
«Ключевой функционал любого корпоративного сайта – интуитивно понятный каталог товаров, именно эту цель преследовала АЛРОСА при внедрении данного решения. Заказчики должны иметь возможность изучить технические характеристики, внешний вид товара перед приобретением, а также сравнить несколько товарных позиций из различных ценовых групп.
В связи с тем, что реализована интеграция электронного магазина с ERP системами поставщиков, партнеры АЛРОСА не только имеют возможность получать заказы непосредственно в свои ERP системы, но и передавать актуальные остатки товара на складах.
Корпоративный интернет магазин позволяет сформировать заказ, согласовать его внутри подразделения, проверить на превышение лимитов и отправить поставщику для подтверждения поставки. После отгрузки товаров поставщиком информация синхронизируется с ERP системой компании АЛРОСА, и предварительно формируются документы для оприходования поставки. Статус о получении и оплате заказов в SAP ERP также синхронизируется с электронной торговой площадкой для информирования поставщиков. Автоматизация большинства этапов закупки на электронной площадке позволяет сократить время на обработку малоценной закупки», - рассказал Никита.
Никита также поделился, что: «Была доработана стандартная рассылка — это позволило уйти от «спама» по каждому изменению статуса в заказах. Вдобавок предусмотрели рассылку уведомлений раз в день для каждого пользователя для более эффективного мониторинга процесса закупки».
Процесс разработки и внедрения АЛРОСА.МАРКЕТ
Как долго шло внедрение КИМ?
Ярослав Репной прокомментировал: «Разработка и внедрение электронной торговой площадки было по модели MVP, на реализацию базового функционала которого потребовалось 3 месяца. В рамках проекта был запущен корпоративный электронный магазин, доработан функционал коробочного решения от подрядчика под требования заказчика и реализована интеграция с ERP системой для создания сквозного процесса».
Какие были сложности в процессе внедрения?
Ярослав: «При внедрении новых e-commerce и закупочных решений всегда возникают сложности. Нужно понимать, что внедрение IT-продуктов – это всегда вызов, и это нормально. Все задачи, которые возникают при запуске проекта, решаемы. Кроме этого, компания АЛРОСА запускала новые бизнес-процессы в деятельности предприятия, что способствовало появлению новых задач при разработке проекта. В процессе работы была выбрана скорость запуска, а также использование демо-стенда для уточнения требований заказчика».
Результаты внедрения Корпоративного интернет-магазина в бизнес-процессы АЛРОСА
Как повлиял запуск электронного магазина малых закупок на бизнес-процессы компании? Работать стало проще?
«При реализации проекта важно было максимально встроить новый корпоративный интернет-магазин в текущий процесс поставки, исключить работу пользователей в разных системах. В результате реализованной интеграции была получена синхронизация данных между АЛРОСА.МАРКЕТ и ERP системой компании, а также ERP системой поставщиков, что значительно сократило время, которое ранее тратилось при взаимодействии с поставщиками на малоценные закупки. На площадке малых закупок появилась возможность видеть данные по остаткам каждой позиции товарного ассортимента, что значительно упростило работу», - рассказал Никита Бурлаков.
Какие метрики удалось улучшить в результате внедрения?
«На текущий момент АЛРОСА.МАРКЕТ позволяет исключить 50–70% этапов процесса закупки или автоматизировать его, в зависимости от структурного подразделения компании.
Корпоративный интернет магазин активно используется в компании и по результатам первого полугода с момента запуска в АЛРОСА.МАРКЕТ было совершено более 1000 заказов. Свыше 400 пользователей имеют возможность заказывать для своих подразделений товары по таким категориям, как инструменты, бытовая химия, хозяйственные и канцелярские товары», - поделился Никита.
Какие отзывы дали сотрудники компании АЛРОСА, когда в бизнес-процессах появилось решение от AGORA?
Никита: «Отзывы в целом положительные. Пользователи оценили доступность и простоту интерфейса, а также удобство при формировании заказа на площадке».
Фидбэк и впечатления о команде AGORA
Расскажите об опыте обращения в нашу Техническую поддержку.
Ярослав: «В части взаимодействия с Технической поддержкой можно отметить своевременную обратную связь. Кроме этого, отдел Технической поддержки очень хорошо отработал при взаимодействии с нашими поставщиками и решении их технических вопросов».
С кем вели коммуникацию со стороны команды AGORA, можете охарактеризовать наших сотрудников?
Ярослав Репной: «Взаимодействие происходило с руководителем проекта со стороны команды AGORA и менеджером по работе с крупными корпоративными клиентами (Sales менеджер). Руководитель проекта глубоко вникал в детали и частично взял на себя функционал аналитика, тестировщика, демонстрировал высокую вовлеченность в проект. Но это также не позволяло нам двигаться быстрее: совмещение ролей в проекте оказалось не лучшей практикой.
В целом, со стороны команды AGORA увидели хороший уровень вовлеченности в проект, сильных специалистов и готовность находить компромиссы по сложным вопросам».
Ваши пожелания компании AGORA, сотрудникам и нашей платформе.
«Важно не останавливаться и развивать продукт, чтобы он продолжал приносить дополнительную ценность для заказчиков», - Ярослав Репной, руководитель проекта АЛРОСА.МАРКЕТ.
На базе платформы AGORA была разработана площадка малых закупок АЛРОСА.МАРКЕТ. В настоящее время электронные закупки малого объема совершаются через специализированный корпоративный сайт, что позволило значительно снизить затраты при проведении закупочной процедуры.
Разработка электронного магазина малых закупок на базе платформы AGORA
Проводить закупки малого объема через классическую общедоступную электронную торговую площадку (ЭТП) – долго и дорого. Намного эффективнее оптимизировать этот процесс может собственный корпоративный интернет-магазин. КИМ на базе промышленной платформы AGORA можно разработать и внедрить в бизнес-процессы компании совместно с модулем SRM. Подробнее о разработке и внедрении собственного решения для автоматизации и цифровизации закупок малого объема можно узнать, связавшись с менеджером компании AGORA.
9 мин
