Компания Health&Nutrition: разработка P2P системы закупок для взаимодействия с поставщиками, отслеживание договорных обязательств

В продовольственно-производственном секторе, где точность и эффективность закупок играют ключевую роль, компании сталкиваются с рядом серьезных проблем. Закупки вручную часто приводят к человеческим ошибкам, задержкам в поставках и нарушениям условий договоров. Это не только увеличивает операционные затраты, но и снижает общую продуктивность компании. P2P (Procure to Pay) системы решают проблемы отрасли. Оптимизируют все закупочные процессы: от создания и утверждения заявок на закупку до оплаты и приемки, а также электронный документооборот.

P2P система обеспечивает:

• снижение ручного труда и ошибок за счет автоматизации закупочной деятельности;
• прозрачность и эффективность всех этапов процесса закупок;
• контроль над управлением бюджетом и соблюдением условий сделок;
• выполнение договорных обязательств (сроки поставки, цены, количество, качество и др.) обеими сторонами.

Вендор AGORA разрабатывает и успешно внедряет P2P, как самостоятельный продукт, так и как модуль полноценной SRM системы.

Запрос крупнейшей продовольственной компании Health&Nutrition

Компания Health&Nutrition – является лидером в производстве свежих молочных продуктов в России и занимает ведущие позиции в производстве продуктов на растительной основе. Health&Nutrition выпускает продукты для сбалансированного и здорового питания взрослых и детей под такими популярными брендами, как «Простоквашино», «Актибио», «Даниссимо», Actimuno, «Растишка», «Тёма», Planto и др., заботится об экологичности бизнеса.

Компания Health&Nutrition обратилась к AGORA за решением для оптимизации своих внутренних закупок и закупок ТМЦ (товарно-материальные ценности) для поддержания производства. Команда AGORA как эксперт в области автоматизации закупок с удовольствием приняла возможность работать с таким интересным клиентом.

Сложные задачи и сжатые сроки

Перед командой AGORA стояла амбициозная задача: заменить существующую систему закупок Onebuy на более эффективное решение для бизнеса в части P2P закупок. Основной вызов заключался в том, чтобы повторить сложные процессы согласований и многочисленные интеграции, при этом улучшив функционал и добавив новые возможности, которые отсутствовали в предыдущей системе.

Сложностей добавляли:

• сжатые сроки – P2P проект нужно было реализовать за полгода, это требовало от команды максимальной концентрации и слаженной работы;
• и объемы задачи: необходимо было внедрить не только новый функционал, который бы улучшил процессы закупок и повысил их эффективность, но и сделать решение удобным и интуитивно понятным для 5000 пользователей компании.

AGORA уже успешно замещает западные системы, предлагая специализированные и качественные решения, что подтверждает высокий уровень экспертизы и профессионализма. Команда с энтузиазмом взялась за проект.

Health&Nutrition – давний клиент Яндекс Cloud, важным условием было разместить платформу на этих серверах. Т.к. AGORA отличается профессионализмом и гибкостью в работе с клиентами и партнерами, наша команда, конечно же, обеспечила надежное и безопасное размещение системы на облачных серверах Яндекса.

Путь к эффективным решениям

Перед внедрением нового решения, особенно такого комплексного и критически важного, как P2P площадка закупок, крайне важно провести предпроектное обследование (ППО).

Предпроектное обследование

Компания AGORA провела ППО действующей системы клиента Health&Nutrition. Мы проанализировали текущие процессы, выявили слабые стороны и проблемы, определили функциональные требования к новой системе, оценили готовность компании к изменениям, как с технической стороны, так и со стороны готовности сотрудников к изменениям в рабочих процессах.

Такой подход:

• минимизирует риски;
• помогает разработать систему в соответствии с потребностями бизнеса, с учетом реальных нужд и проблем компании;
• обеспечивает успешное внедрение платформы: грамотное планирование и подготовка гарантируют более гладкий переход на новую систему, минимизируя возможные сбои и задержки;
• оптимизирует процессы: новая система будет более эффективной и соответствовать лучшим практикам в отрасли.

Предпроектное исследование, проведенное компанией AGORA, сыграло важную роль для успешного запуска проекта, позволило детально понять текущие процессы и выявить конкретные проблемы, чтобы разработать P2P систему, соответствующую потребностям бизнеса. ППО гарантирует, что новая P2P система будет эффективно решать конкретные проблемы компании, минимизируя риски и повышая производительность.

 Двухэтапная разработка

Затем для достижения быстрых результатов команда AGORA разбила проект на два этапа, чтобы в сжатые сроки предоставить рабочий функционал.

Этап 1: запуск основного функционала

На первом этапе реализации новой P2P системы для Health&Nutrition команда AGORA сосредоточилась на внедрении самых приоритетных функций. Были реализованы два типа закупок товаров и услуг:

• по каталогу;
• в свободной форме.

В пользовательском интерфейсе закупка выглядит как знакомая всем «Корзина», в которую добавляются товарные позиции и формируется заказ. Мы реализовали ключевые этапы осуществления закупки:

• создание заявки;
• после заявка отправляется на согласование, где система автоматически формирует цепочку согласующих, указав ответственных пользователей для утверждения или отклонения заявки; также реализована возможность делегировать согласование заявок и переназначать задачи при необходимости;
• после одобрения заявки всеми участниками согласования, создается заказ на закупку, который отправляется в ERP-систему заказчика и поставщику, и также может быть отредактирован;
• затем – частичное или полное поступление товаров и услуг, позволяет пользователям заполнить дату или аннулировать поступление при необходимости.

Весь процесс интегрирован с системой SAP, что обеспечивает бесшовную передачу данных на каждом этапе и минимизирует риск ошибок. Кроме того, в системе были реализованы новые юридические документы на оплату и акты, которые также проходят все этапы согласований, обеспечивая прозрачность и контроль. Закрывающие документы формируются автоматически в электронном виде.

Первый этап был успешно реализован в срок и запущен в работу. В продуктивной системе сразу начали работать около 2000 активных пользователей. Несмотря на интенсивную эксплуатацию с первых же дней и с большими объемами данных, система показала свою устойчивость и надежность.

Реализация приоритетного функционала позволила Health&Nutrition уже на этом этапе начать использовать P2P систему и получать значительные преимущества от ее внедрения, включая улучшение управления закупками, снижение рисков и повышение общей эффективности.

Этап 2: расширение возможностей системы

На втором этапе команда AGORA разработала дополнительный функционал, запустила техническую поддержку для клиента, написала пользовательские инструкции и провела обучение.

Мы добавили еще два типа закупок:

• SpotBuy – спотовая, разовая закупка для непредвиденных потребностей, позволяет восполнить срочную необходимость товаров без долгосрочных контрактов, обеспечивает гибкость и оперативность в управлении запасами. Это помогает снижать риски и оптимизировать затраты, особенно при колебаниях рыночных цен.
• Punchout – позволяет интегрироваться с внешними каталогами поставщиков; пользователь может перейти на сайты поставщиков, а оформить заявку уже в своей системе, такой тип закупок расширяет возможности поиска и выбора товаров.

А также реализовали:

• автоматические оповещения пользователей о важных событиях и этапах процесса закупок – уведомления можно настраивать и выбирать удобный канал отправки;
• инструменты для построения отчетности и анализа данных, что позволяет лучше контролировать и управлять процессами закупок – все отчеты приходят на электронную почту;
• функцию создания личного кабинета для каждого поставщика – в кабинете отображаются все заказы, информация по поступлениям и оплатам, запросы предложений SpotBuy от закупщика, уведомления о действиях с заказами.
• мобильную версию системы – удобный доступ к системе с мобильных устройств позволяет пользователям работать с системой в 24/7 из любой точки. Функционал мобильной версии включает возможности авторизации, просмотра задач на согласование, согласование заявок на закупку и изменений в заказах, просмотр открытых заказов и создание поступлений.

Поэтапность в работе с Health&Nutrition позволила получить рабочий функционал и сразу использовать новую P2P систему, одновременно планируя и внедряя дополнительные функции для улучшения бизнес-процессов.

P2P платформа AGORA улучшает бизнес-показатели

Внедрение P2P системы от AGORA принесло Health&Nutrition значительные результаты уже в первый месяц с запуска MVP.

• Доступная и удобная система – сразу после запуска около 6 000 сотрудников начали активно использовать P2P.
• Высокая степень вовлеченности и быстрого освоения – за первый же месяц было оформлено более 5500 заказов.
• Эффективность нового процесса закупок – создано более 6000 заявок на закупку.

Переход на P2P систему AGORA позволил компании Health&Nutrition:

1. повысить уровень контроля предприятия и минимизировать ошибки человеческого фактора в закупочном процессе;
2. снизить себестоимость производства до 10%, что позволило компании сэкономить значительные средства и повысить свою конкурентоспособность;
3. сократить промежуточные этапы закупок до 70% и существенно ускорить время обработки заказов, улучшить скорость реагирования на потребности бизнеса.

В целом новая система оптимизировала закупочную деятельность и предоставила возможность ранжировать поставщиков по качеству услуг, оставлять обратную связь по каждой реализованной заявке. Это улучшило взаимодействие с поставщиками и способствовало повышению качества поставок.

Полученные результаты подтверждают высокую степень готовности системы к работе в условиях реального производства и ее соответствие потребностям бизнеса. Опыт и экспертиза команды AGORA, успешно реализующей проекты для крупного и среднего бизнеса, обеспечивают надежность и качество внедряемых решений.

Новым клиентам, рассматривающим внедрение цифровых решений для закупок и e-commerce, мы рекомендуем обратить внимание на опыт и возможности AGORA. В нашем арсенале только самый надежный и современный гибкий стек технологий и более 500 клиентов и 25+ enterprise проектов. Доверив разработку и внедрение системы по управлению закупками профессионалам, вы получите значительные преимущества и сможете укрепить свои позиции на рынке.

Хотите узнать подробнее обо всех возможностях AGORA – оставьте заявку.