AVON: SRM-система для крупной косметической компании

Avon Россия — компания с мировым именем, более 30 лет работает на российском парфюмерно-косметическом рынке. В широком ассортименте бренда — продукция для женщин, детей и мужчин, включая декоративную косметику, парфюмерию, средства по уходу за кожей лица, телом и волосами. Avon является брендом №1 на рынке парфюмерии в России по объему продаж.*

Avon активно развивается и расширяет присутствие бренда в различных каналах продаж, сохраняя при этом фокус на ключевом канале прямых продаж. Сегодня компания трансформируется, адаптируясь под требования цифровой экономики, пересматривает процессы, делает ставку на цифровизацию и технологичность.

В рамках стратегии по локализации бизнеса Avon поставил перед собой задачу найти и внедрить надежное российское решение для управления процессом взаимодействия с поставщиками - ПО, способное объединить площадки, упростить процессы и создать удобную экосистему для работников компании и ее поставщиков. Avon выбрал AGORA – опытного разработчика SRM-систем для бизнеса. Внедрение решения стало не просто заменой ранее используемой платформы, а важным шагом в построении новой цифровой закупочной среды: современной, прозрачной и адаптированной под задачи крупной компании.

Цели проекта и особенности старта

В рамках локализации ИТ-систем компании Avon команде AGORA требовалось в сжатые сроки создать новый портал, который будет надежным инструментом для бизнеса, упростит внутренние процессы и сделает работу сотрудников эффективнее и удобнее.

Перед проектной командой стояли следующие задачи:

• Разработать единый портал для всех закупочных процедур.
• Автоматизировать большую часть процесса закупок для сотрудников Avon, с учетом особенностей работы через внутреннюю сеть компании.
• Оптимизировать пользовательский путь, сократить количество действий при оформлении закупок, упростить маршруты согласования и минимизировать ручные операции.
• Сохранить высокий уровень прозрачности, удобства и контроля на всех этапах взаимодействия с поставщиками.

Проект требовал не просто технической реализации, а глубокого понимания процессов компании. Именно здесь свою экспертизу в полной мере продемонстрировала команда AGORA, имеющая более 10 лет опыта разработки ПО для электронной коммерции и закупочных решений для сложных бизнес-структур. Понимая специфику электронных закупок и тонкости внутренней логистики крупных компаний, AGORA смогла предложить максимально адаптированное и эффективное решение.

Ключевые возможности и новые инструменты системы

Создание цифровой платформы для Avon потребовало особого подхода: масштаб компании, особенности внутренней инфраструктуры и процессы оптимизации предъявляли высокие требования к гибкости и скорости работы команды AGORA.

• Одной из первых задач стало обеспечение безопасного и удобного доступа. Сотрудники Avon работают только через внутреннюю сеть, при этом поставщики доступа к ней не имеют. Чтобы сохранить привычную логику работы и сделать взаимодействие стабильным и безопасным для всех сторон, команда AGORA реализовала архитектуру двухконтурного подключения с двумя доменами – для внутренних и внешних пользователей.
• Совместно с заказчиком выстроили эффективную схему согласований, с учетом большого количества участников со стороны Avon: вопросы бизнес-процессов закрывались внутри команды клиента, а к разработчикам поступали уже финализированные задачи. Так мы обеспечили необходимый темп работы и минимизировали количество доработок.
• Создание новой площадки совпало с этапом изменений внутри Avon. Гибкость команды AGORA и фиксация всех договоренностей на каждом этапе помогли успешно адаптироваться к изменениям без потери качества и сроков. 

Команда проявила высокий уровень вовлеченности, оперативно адаптируясь к изменениям и сохраняя фокус на результате. При этом заказчик со своей стороны продемонстрировал готовность к сотрудничеству в условиях постоянных трансформаций. Совместная работа принесла отличный результат.

В рамках проекта были реализованы ключевые функции.

• Разработали модуль управления поставщиками, упростив регистрацию контрагентов и актуализацию их данных – особенно важно при большом объеме поставщиков.
• Автоматизировали закупочные процессы – ускорили оформление заказов и повысили контроль благодаря прозрачным статусам и маршрутам согласования.Реализовали полный P2P-процесс – от согласования заявок до создания заказов и оформления приемки. Пользователи формируют заявки, выбирая контрагента, товарные позиции и источник финансирования, после чего система направляет заявку на согласование по заданному маршруту. После одобрения на ее основе автоматически создается заказ на закупку, который также проходит согласование.Поступление товара фиксируется в отдельном разделе: сотрудники могут просматривать, аннулировать или подтверждать приемку, с полной детализацией по каждой поставке. Это обеспечило прозрачность на всех этапах, снизило ручной труд и риск ошибок.
• Добавили новые сущности «Поступления» и «Кошелек», упрощающие контроль за финансами.

Функция «Кошелек» обеспечивает удобное управление финансовыми лимитами при оформлении заказов. После выбора поставщика пользователь указывает соответствующий «кошелек» из справочника, привязанный к договору или дополнительному соглашению. Система автоматически подставляет ключевые параметры (максимальный лимит, уже потраченную сумму, оставшийся баланс в валюте документа и процент остатка). Это позволяет сотрудникам Avon видеть доступный бюджет в реальном времени и контролировать расходы на каждом этапе закупки.

Для контроля исполнения заказов на портале реализован раздел «Поступления». С ним сотрудники могут просматривать поступления, управлять ими и при необходимости аннулировать. Все данные доступны на детальной странице поступления. Доступ к разделу имеют все пользователи внутренней сети, за исключением поставщиков. Функционал помогает повысить прозрачность операций и оперативно отслеживать фактические отгрузки.

• Создали новые разделы: NDA поставщиков и библиотеку шаблонов договорных документов – для удобства работы с поставщиками на портале, ускорения процесса согласования договорных документов и унификации типовых форм. Раздел NDA позволяет централизованно вести учет соглашений о неразглашении конфиденциальной информации, быстро оформлять их с поставщиками и отслеживать статусы подписания. Наличие библиотеки шаблонов договорных документов позволяет сотрудникам иметь оперативный доступ ко всем актуальным и согласованным внутри компании типовым договорным документам. Пользователю легко выбрать готовый шаблон договорного документа, ориентируясь на его название, и нужно заполнить в нем лишь коммерческие условия. Актуальность шаблонов договорных документов обеспечивается юридической командой компании и только у нее есть доступ к изменению данного раздела в AGORA. Такие инструменты помогают ускорять процесс согласования договорных документов, минимизировать возможность ошибки при выборе типовой формы и повысить прозрачность взаимодействия.
• Настроили гибкие маршруты согласования договорных документов, заказов и кошельков в зависимости от суммы сделки и иных критериев.
• Построили систему двухконтурного подключения для разделения доступа между сотрудниками Avon и поставщиками. 
• Интегрировали систему с 1С, что позволило автоматически синхронизировать данные и отказаться от ручного ввода.

Такое комплексное решение стало не просто заменой старой платформы, а шагом вперед – позволило выстроить централизованную и гибкую систему, полностью соответствующую современным требованиям Avon к скорости, прозрачности и контролю в закупках.

Результаты перехода на новую платформу AGORA

Проект по внедрению новой SRM-платформы за короткое время показал свою эффективность.

Успешная интеграция в процессы Avon

Сегодня на портале активно работают сотрудники Avon – это подтверждает успешную интеграцию решения в ежедневные процессы компании.

Оптимизация закупочной деятельности

Одним из ключевых достижений стала оптимизация закупочной деятельности за счет объединения нескольких платформ в единую экосистему. Сотрудники получили единое цифровое пространство с понятной логикой работы и удобным интерфейсом. Удалось значительно сократить время на регистрацию новых поставщиков и создание заказов. Процессы, которые ранее требовали переходов между несколькими системами и дополнительных согласований, теперь выполняются в несколько кликов.

Положительная обратная связь

Важным итогом проекта стала не только техническая реализация, но и высокая оценка со стороны клиента. Компания Avon отметила удобство работы с порталом и профессионализм команды AGORA. Этот опыт заложил основу для дальнейшего развития. В 2025 году запланированы новые этапы цифровой трансформации закупочной деятельности компании.

Почему цифровизация – не тренд, а стратегическое преимущество

Реализация проекта для Avon наглядно показала, с какими вызовами сталкиваются крупные компании в сфере закупок, особенно при замещении зарубежного ПО. Сложная структура согласования, большое количество участников процессов, разрозненные ИТ-системы, необходимость обеспечивать высокий уровень прозрачности и контроля – типичные боли отрасли, особенно для FMCG-компаний с большой структурой.

Без единой SRM-платформы закупочные процессы становятся трудоемкими, теряют в эффективности и подвержены рискам ошибок. Одновременно с этим рынок требует все большей скорости принятия решений, оптимизации издержек и строгого соблюдения процедур внутреннего контроля.

Именно поэтому переход к централизованной цифровой системе управления поставщиками стал для Avon не просто решением текущей задачи, а важной частью стратегии развития. Современные SRM-решения, такие как система AGORA, помогают не только заменить устаревшие платформы, но и создать основу для устойчивого роста: 

• автоматизировать все этапы процесса – от планирования закупок до приемки товаров и заключения договоров;
• существенно сократить затраты времени и ресурсов за счет централизации данных и удобных инструментов управления;
• повысить прозрачность работы с поставщиками и снизить операционные риски;
• гибко адаптировать бизнес-процессы к новым требованиям без миллионных затрат на доработку ИТ-ландшафта.

Благодаря глубокому пониманию закупочных процессов, накопленному за более чем 10 лет работы с крупными компаниями, AGORA смогла предложить Avon эффективный и адаптивный инструмент, который отвечает современным требованиям бизнеса.

Если ваша компания также ищет эффективное решение для автоматизации закупок, оставьте заявку, и мы подберем подходящий вариант под ваши задачи.

_{*По объему покупок продукции в стоимостном и натуральном (в штуках) выражении на рынке парфюмерии, данные исследования ООО «ГФК-Русь» за период с 01.01.2023 г. по 31.12.2023 г. на территории России, размер выборки: 10000 домашних хозяйств РФ.}