button-top-arrow
agora-logo
Заполните форму либо позвоните по
телефонам 8 (800) 200-53-20,
8 (495) 128-99-39 или отправьте письмо на
наш e-mail: info@agora.ru
8 495 128 99 39
email help@agora.ru
SRM система Лемана ПРО

2 июля 2025 г.

12 мин 30

2 июля 2025 г.

Внедрение SRM-системы для Лемана ПРО (Леруа Мерлен) — крупнейшей сети магазинов товаров для строительства, ремонта и дома

Современный ритейл – сложная экосистема, в которой закупки играют ключевую роль. От скорости принятия решений, качества взаимодействия с поставщиками и точности исполнения договорных условий зависит бесперебойная работа всей сети: магазинов, складов, распределительных центров. Чем больше компания, тем сложнее закупочные процессы: растет число поставщиков, увеличиваются объемы заказов, ужесточаются требования к контролю сроков и качеству поставляемой продукции. Без эффективной автоматизации закупки могут стать уязвимым местом, замедляющим развитие.

Лемана ПРО (Леруа Мерлен) – один из крупнейших игроков на рынке DIY-ритейла (специализирующийся на продаже товаров для ремонта, строительства и обустройства дома, включая инструменты, строительные материалы, мебель, декор). С развитием рынка и изменением потребностей бизнеса компания расширила свою деятельность и начала активно работать с B2B-клиентами – значительно вырос ассортимент и количество поставщиков. Потребовалось пересмотреть закупочные процессы, увеличить скорость обработки заявок и улучшить качество взаимодействия с партнерами. Сегодня компания управляет 112 гипермаркетами, предлагает более 700 000 товаров и сотрудничает с более 2000 поставщиков.

Рост масштабов и усложнение закупочной структуры показали необходимость внедрения современной SRM-системы. Лемана ПРО требовалось решение, способное автоматизировать ключевые процессы, повысить прозрачность работы с поставщиками и снизить операционные риски. Таким решением стала SRM AGORA – платформа, которая контролирует все этапы закупок, стандартизирует взаимодействие с контрагентами и повышает эффективность бизнеса.

Задачи: полный цикл автоматизации закупок с нуля

Лемана ПРО активно развивается и всегда нацелена на внедрение новых инструментов для управления свой бизнес деятельностью. Такие решения, как Excel и платформа SynerTrade, не отвечали требованиям тонкой настройки под бизнес-процессы компании. Функциональность сводилась к загрузке тендерной документации, получению обратной связи от поставщиков и фиксации результатов. Это было скорее хранилище данных, чем рабочий механизм. Полноценного управления процессами, аналитики, прозрачного взаимодействия с поставщиками и автоматизации процедур не было. Поэтому Лемана ПРО искали инструмент для автоматизации закупок.

Вызов состоял не просто в обновлении системы, а в создании SRM-решения с нуля — полноценной платформы, охватывающей весь закупочный цикл, с гибкой настройкой процессов и интеграцией с внутренними системами.

Занимаем первое место

Поэтому ключевыми задачами стали:

  1. Внедрение SRM-системы полного цикла. Нужно было создать платформу, которая не только собирает предложения поставщиков, но и позволяет проводить полный цикл управления закупками – от создания тендера до заключения контрактов.
  2. Оптимизация взаимодействия с поставщиками. Требовался инструмент, который обеспечит прозрачность процедур, упростит обмен документами, сделает коммуникацию с поставщиками более эффективной и позволит быстро анализировать и сравнивать предложения.
  3. Реализация механизма работы с коммерческими предложениями (RTF-таблица).
  4. Настройка интеграции. Важно было наладить синхронизацию с внутренними системами компании, чтобы избежать разрозненности данных и обеспечить удобную работу с закупками внутри экосистемы Лемана ПРО.

Внедренный функционал и этапы процесса закупок

На базе платформы AGORA была разработана и внедрена SRM-система – Partner Tender Management (PTM). Это веб-приложение, в котором работают как сотрудники Лемана ПРО, так и поставщики. PTM автоматизирует весь процесс тендерных закупок, обеспечивая прозрачность, удобство управления и интеграцию с другими корпоративными системами компании.

Основной функционал системы строится вокруг проекта на закупку – ключевой сущности платформы. Управление тендером осуществляется через статусную схему, которая отражает весь жизненный цикл закупки и определяет последовательность действий на каждом этапе. В зависимости от текущего статуса выполняются соответствующие процессы: создание черновика – согласование бюджета (если требуется) – подготовка – готовность к запуску – старт проекта и оповещение поставщиков – прием предложений – подведение итогов – согласование результатов – согласование победителей и завершение тендера. Именно в рамках этой схемы реализованы все механизмы взаимодействия.

SRM-система (PTM)

Создание проекта

Централизованное управление закупочными проектами – один из ключевых элементов автоматизированного процесса. Владелец проекта получает полный контроль над процессом: может создавать, редактировать и вести закупку от этапа планирования до заключения договоров, вносить, добавлять документацию.

  • Закупка начинается с создания проекта, который проходит через статусную модель. Это обеспечивает структурированный процесс и исключает хаотичность. Мы реализовали возможность назначения совладельца проекта, что особенно важно для сложных и стратегически значимых тендеров. Также добавили функционал автоматического создания рабочей группы: сотрудники, включенные в проект, получают автоматические уведомления и могут сразу подключаться к работе.
  • В 2024 г. Лемана ПРО зафиксировала значительный рост товарооборота по СТМ, а в ближайшие годы компания планирует увеличить его в несколько раз. Поэтому мы внедрили возможность выбора типа закупки, например, комплексная закупка или закупка СТМ (собственная торговая марка). Система автоматически применяет соответствующие шаблоны и бизнес-правила, формируя настройки проекта в зависимости от его типа. Для закупок СТМ действуют отдельные регламенты и механизмы контроля, что обеспечивает соблюдение всех требований компании. Выделение закупок СТМ в отдельную категорию позволяет менять настройки и подключать ограничения, исходя из потребностей компании.
  • Затем в проект вносится ключевая информация: название, детальное описание, категории товаров, причина инициирования, бюджет и сроки. Мы внедрили возможность указывать дополнительные условия. Например, необходимость лабораторных и потребительских испытаний, требования лесной политики. Это помогает учитывать все регламентированные аспекты на ранних этапах закупки. Кроме того, в проекте можно оставлять внутренние комментарии, что упрощает взаимодействие сотрудников, позволяет фиксировать важные детали и оперативно вносить уточнения. Вся информация сохраняется в системе, обеспечивая прозрачность процессов и удобный контроль на каждом этапе закупки.

Создание закупочного проекта

Подготовка к торгам

Команда AGORA внедрила удобный и структурированный процесс подготовки. Проект можно сохранить в черновике для дальнейшей доработки или сразу опубликовать в плане-графике, делая его доступным для поставщиков. Независимо от статуса проекта можно начинать работу и уже добавлять контрагентов в панель поставщиков.

После добавления сотрудников рабочей группы Лемана ПРО их контактные данные остаются доступными только внутри компании. При этом поставщики видят лишь электронный адрес владельца проекта и сорсинг-команды, что гарантирует безопасность информации и четкое распределение ролей в процессе закупки.

Формирование проектной документации

Документы – основа прозрачного тендерного процесса, поэтому система на базе платформы AGORA предусматривает удобный механизм их загрузки, хранения и обновления. После публикации проекта владельцем все сотрудники, которые были добавлены в рабочую группу, получают доступ и могут также загружать документы.

Что мы внедрили на этом этапе?

  • Версионность документации – обязательные документы загружаются администратором и автоматически обновляются при изменениях, предотвращая ошибки из-за использования устаревших версий.
  • Гибкая настройка прав доступа – документы можно скрывать от поставщиков, оставляя только для внутреннего использования, или делать доступными для участников тендера.
  • Справочник типов документов, который можно расширять и адаптировать под нужды компании.

В результате компания минимизировала риски потери важных данных, а также упростила процесс подготовки тендеров, так как теперь большая часть документации формируется автоматически.

Работа с проектной документацией

Гибкий конструктор RFP-таблицы – удобный инструмент для сбора коммерческих предложений

Команда AGORA внедрила мощный и сложный инструмент для управления коммерческими предложениями – RFP-таблицу (Request for Proposal), позволяющую владельцу тендера самостоятельно формировать ее структуру по типу конструктора. Основная задача – автоматизировать сбор и обработку предложений от поставщиков, обеспечивая удобный и структурированный формат работы с данными, учитывая специфику каждой закупки. А именно:

  • Определение географии запроса цен – владелец закупки выбирает, будет ли целевая цена единой для всей географии или необходимо учитывать федеральные и региональные различия.
  • Создание структуры столбцов – инструмент включает обязательный набор столбцов, который задается в админ-панели и не может быть изменен. Дополнительно владелец может создавать кастомные столбцы, определяя их формат и правила заполнения: текстовые поля/поля с изображениями, с параметрами, обязательными к заполнению поставщиком или скрытыми для него/любые другие пользовательские настройки.

После настройки таблицы – удобный процесс загрузки и управления данными. Владелец тендера загружает шаблон таблицы в формате Excel, автоматически сформированный на основе созданной структуры. Заполняет его данными о товарах и дополнительной информацией. Загружает обратно в систему, где происходит проверка корректности данных. И может просмотреть финальный вариант таблицы, включая версию, доступную поставщикам. После загрузки данных владелец закупки проверяет таблицу, назначает сроки подачи предложений и запускает тендер, открывая доступ для поставщиков.

Такой механизм, позволяет владельцу закупки гибко управлять процессом, сократить время на подготовку данных и исключить ошибки, связанные с ручным вводом, обеспечивает прозрачность процесса и удобное управление сбором предложений.

Конструктор RFP

Прием предложений от поставщиков, коммуникация с поставщиками: удобство и прозрачность

На этом этапе система автоматизирует ключевые аспекты взаимодействия. Чтобы система работала эффективно, важно было сделать коммуникацию с поставщиками максимально прозрачной, удобной и логичной. Ведь даже самые продвинутые алгоритмы не помогут, если поставщики не понимают, где искать тендеры, как подавать заявки, и что происходит после их подачи.

Мы реализовали вход в систему без лишних шагов: если поставщик уже авторизован на портале поставщиков, он автоматически попадает на тендерную платформу, не вводя данные повторно. Дополнительные преимущества:

  • поставщик видит только свои тендеры, куда его пригласили – никакой лишней информации, а также чат с сотрудником Лемана Про в рамках тендера;
  • не видит конкурентов – после подачи предложения оно доступно только ему и владельцу тендера;
  • всегда имеет доступ к плану-графику, даже если у поставщика нет активных тендеров, он может видеть закупки, запрашивать участие и отправлять уведомления в сорсинг и владельцу тендера.

После входа в тендер поставщик изучает проектную документацию и соглашается с условиями. Затем ему открывается список фабрик для проверки образцов товара, сертификатов экологии и проведения испытаний. В коммерческое предложение можно загрузить дополнительные файлы, изображения товаров, которые интегрируются в Excel при выгрузке и помогают при анализе предложений. После этого поставщик заполняет форму в Excel, включая цены, сроки и минимальный объем заказа, и загружает обратно в систему. Система сохраняет предложение, и оно становится доступным владельцу для анализа.

Анализ предложений и номинация поставщиков

После окончания приема предложений система автоматически формирует итоговую выборку заявок. Однако процесс номинации остается контролируемым со стороны закупщиков, что позволяет учитывать не только цену, но и другие важные факторы.

Владелец тендера выгружает предложения в Excel, указывая, кого номинирует, на какие позиции и в каком объеме. Затем заполненный шаблон загружается обратно в систему, где формируется паспорт проекта – сводный отчет по итогам тендера. Он проходит согласования с руководством, и, после получения одобрения, запускается процесс подтверждения участия поставщиков и заключения договоров.

Согласование итогов

Результаты перехода на SRM AGORA

В результате внедрения SRM AGORA сотрудники Лемана ПРО получили удобный и интуитивно понятный инструмент для управления закупками. Первые запуски тендеров подтвердили, что система действительно user-friendly, а ключевые процессы автоматизированы и стандартизированы. В итоге мы получили:

  • Упрощение работы пользователей – сотрудники Лемана ПРО отметили удобство использования платформы, снижение рутинных операций и сокращение времени на запуск закупок.
  • Положительные отзывы поставщиков – интерфейс нашего решения пользователи оценили высоко и считают его очень удобным и понятным.
  • Гибкость и адаптивность – функционал RFP-таблицы, улучшенный визуал и другие доработки сделали процесс закупок прозрачнее и стабильнее. А выделение СТМ-закупок в отдельную категорию позволило учитывать особенности товарооборота и заложило основу для будущих доработок.
  • Оптимизацию тендерных процессов – четко выстроенная статусная модель тендеров обеспечила единые стандарты работы и повысила контроль на всех этапах.
  • Единое информационное пространство – возможность оставлять внутренние комментарии в системе упростила коммуникацию сотрудников и сократила необходимость в сторонних каналах связи.
  • Автоматизированный контроль данных – встроенные механизмы проверки информации на каждом этапе закупки помогли минимизировать ошибки и сократить ручной труд.
  • Масштабируемость системы позволяет легко вносить дальнейшие доработки в соответствии с ростом товарооборота и изменяющимися бизнес-задачами.

Цифровая трансформация закупок как стратегическое решение

Закупки в крупном ритейле – динамичный и многосложный процесс, где важно не просто находить поставщиков, а выстраивать эффективное взаимодействие, учитывать специфику товарных категорий и управлять большими объемами данных. Для Лемана ПРО, активно развивающего направление СТМ, критически важно было не только автоматизировать закупки, но и заложить основу для дальнейшего масштабирования и оптимизации.

На момент старта проекта в компании отсутствовала централизованная цифровая система, способная охватывать все этапы закупочного процесса. Такая ситуация требовала значительного ручного труда и не обеспечивала достаточного контроля за процессами.

Мы разработали и внедрили комплексное решение на базе SRM AGORA, полностью удовлетворившее потребности компании. Как надежный вендор и интегратор, AGORA не просто предложила готовое решение, а гибко адаптировала систему под специфику бизнеса клиента, обеспечив удобство работы как для сотрудников, так и для поставщиков. Положительные отзывы и высокая вовлеченность пользователей стали ключевыми показателями успешности проекта. Доверие такого крупного игрока рынка подтверждает, что цифровизация закупок является не просто трендом, а стратегически важным шагом для компаний, стремящихся к устойчивому развитию и повышению эффективности бизнес-процессов.

Читайте также

agora-white-logo
Заполните форму либо позвоните по телефонам
8 (800) 200-53-20 , 8 (495) 128-99-39 или отправьте письмо на наш e-mail: info@agora.ru
Заполните форму либо позвоните по
телефонам 8 (800) 200-53-20,
8 (495) 128-99-39 или отправьте письмо на наш e-mail: info@agora.ru