Тендерные процедуры закупок: виды, цели и особенности каждого этапа

Тендерные процедуры – ключевой инструмент для эффективного управления закупками как для крупных компаний, так и для МСП. В первом квартале 2025 года число компаний малого и среднего предпринимательства, участвующих в тендерах, выросло на 9%. Очевидна растущая значимость для бизнеса всех масштабов. Современные ЭТП оптимизируют процесс закупок, ускоряя цикл, снижая затраты и минимизируя риски, что особенно важно в условиях конкурентного рынка. Для компаний любого размера эффективное использование тендерных процедур – часть стратегического плана на 2025 год и последующие.

Согласно данным Министерства финансов за первые три месяца 2025 года наблюдается явный дисбаланс в сфере государственных закупок. Общая сумма приобретений выросла на 17% в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, тогда как число проведённых процедур снизилось на 1%. Такой тренд указывает на тенденцию к объединению закупок и увеличению их среднего размера.

В статье эксперты AGORA расскажут о видах и системе тендерных процедур, их целях и особенностях каждого этапа. Эти знания помогут выбрать оптимальную модель тендера, избежать распространенных ошибок и повысить эффективность закупок.

Ключевые понятия для успешной закупки

Тендер – это процесс выбора поставщика частной компанией или государственной организацией через конкурс для приобретения товара или услуги. Поставщики подают свои предложения, и выбирается лучший вариант на основе цены и условий. Основная цель – обеспечить равные условия для всех участников и выбрать наиболее выгодное предложение. Тендер может быть открытым и закрытым. Открытый тендер доступен для всех желающих поставщиков, что обеспечивает максимальную прозрачность и конкурентность. Закрытый тендер ограничивает участие заранее выбранными поставщиками и используется для специализированных или конфиденциальных закупок, когда заказчик хочет контролировать круг участников.

Тендер состоит из нескольких обязательных этапов, независимо от того, какой вариант инициации закупки выбрал заказчик: объявление тендера, подача заявок, оценка предложений, выбор победителя и заключение контракта. В закупке может использоваться разные тендерные процедуры, которые определяют, как будет проходить процесс. Процедуры могут варьироваться в зависимости от целей и сложности тендера, а также от того, какие критерии будут использоваться для оценки и сравнения предложений.

Тендерно-закупочная процедура: что и когда применить для максимальной эффективности

В условиях современной экономики, где каждая закупка имеет ключевое значение, эффективное проведение тендерных процедур становится основой для повышения конкурентоспособности бизнеса. Прозрачность и объективность на всех этапах — от объявления тендера до заключения контракта — не только помогают сэкономить ресурсы, но и минимизируют риски. Важно правильно выбрать методы и процедуры, подходящие для каждого этапа, чтобы достичь наилучших условий и выгодных сделок.

1 этап – объявление тендера

Заказчик информирует поставщиков о предстоящей закупке, публикуя требования, сроки подачи заявок и другие важные параметры. Важно, что на данном этапе заказчик выбирает тип тендерной процедуры: запрос предложений, запрос цен, конкурс, редукцион или закупка у единственного поставщика. Это определяет дальнейший процесс и помогает привлечь заинтересованных поставщиков, предоставив им полную информацию для подготовки конкурентных предложений. Здесь закладываются основы прозрачности и честности процесса. После объявления тендера поставщики могут подавать заявки, которые затем будут оцениваться по заранее установленным критериям. В зависимости от системы проведения тендера заявки могут подавать поставщики, прошедшие предварительную квалификацию, или те, кто еще находится в процессе ее прохождения; в последнем случае их заявки отправляются на дополнительную процедуру квалификации.

В практике государственных и корпоративных закупок существует два основных формата проведения процедур — открытые и закрытые тендеры, причем каждый из них предполагает различную стратегию ценообразования и риски для участников.

В рамках открытых конкурсов участники имеют доступ к ценовым предложениям своих конкурентов. Это создает условия прозрачности, позволяющие закупщику объективно оценивать уровень предложенных цен, а поставщикам — явно конкурировать, что зачастую стимулирует снижение цен. Однако такая открытая форма сопряжена с рядом рисков: в условиях конкуренции поставщики могут проявлять демпинговую стратегию, снижая цены ниже себестоимости или рыночных уровней с целью завоевать тендер, что может негативно сказаться на дальнейшем качестве поставки или финансовой стабильности участников. Для закупщика важным аспектом в этом случае является умение балансировать между достижением минимальной стоимости и контролем за качеством и рисками.

В отличие от этого, закрытые конкурсы предполагают сохранение конфиденциальности ценовых предложений до момента их окончательного определения. Такой формат, по сравнению с открытым, зачастую позволяет получить более реалистичные и рыночные цены, поскольку участники не видят предложений конкурентов и, следовательно, не подвергаются прямому давлению со стороны других поставщиков. Это способствует более взвешенным ценовым предложениям, основанным на собственных расчетах и рыночных условиях. Однако для поставщиков данный формат несет определенные ограничения: они лишены возможности оперативно корректировать свои предложения в ответ на ценовые стратегии конкурентов и контролировать ситуацию в режиме реального времени, что иногда способствует формированию ценовых предложений с меньшей реальной ценовой составляющей или завышенного уровня.

Выбор метода проведения тендера зависит от стратегических целей и регламентных требований каждой конкретной компании или ведомства. Регламенты, внутренние политики и регуляторные нормы задают рамки, в которых осуществляется процедура закупки, а опыт и специфика закупочной деятельности влияют на выбор наиболее подходящей формы конкурентных торгов. В итоге, каждый подход имеет свои преимущества и ограничения, а эффективность проведения закупок напрямую зависит от правильного выбора формата в соответствии с текущими задачами и рисками.

В зависимости от особенностей закупки, заказчик выбирает подходящую процедуру, каждая из которых имеет свои преимущества и характеристики:

• Запуск запроса на информацию (RFI – Request for Information)

Когда нет конкретного запроса, заказчик может инициировать запрос на сбор информации (RFI). RFI используется для сбора информации от поставщиков, чтобы заказчик мог оценить доступные решения на рынке, а также изучить предложения, которые соответствуют требованиям. Этот этап помогает заказчику лучше понять рынок, получить представление о возможных поставщиках и их предложениях, прежде чем переходить к более детальному запросу предложений или цен. RFI позволяет минимизировать риски на следующих этапах тендера, а также избежать ненужных затрат на решения, которые не соответствуют реальным потребностям бизнеса.

• Запрос ценовых предложений (котировок), RFQ (Request for Quote)

Может быть использован для менее сложных закупок, когда требуется быстро получить информацию о ценах. Эта процедура особенно подходит для малых объемов закупок, где цена является основным критерием. Запрос котировок позволяет ускорить процесс и собрать несколько предложений по цене от различных поставщиков, помогает сэкономить время и ресурсы. Метод менее формален и не требует большой документации, что делает его удобным и быстрым для стандартных товаров и услуг.

• Запрос предложений (RFP – Request for Proposal)

RFP подходит для более сложных закупок, где важен не только финансовый аспект, но и другие критерии: как качество, сроки поставки, репутация и т.п. Эта процедура позволяет выбрать предложение, которое наиболее полно удовлетворяет потребности заказчика, обеспечивая не только выгодные условия, но и высокое качество исполнения контракта. RFP помогает более детально оценить предложения и выбрать наиболее подходящего поставщика для долгосрочных или специфичных закупок. Либо запрос предложений Request for Proposal (RFP) используется, когда у заказчика возникает конкретная проблема или задача, но отсутствует ясное представление о способах ее решения. В таком случае он обращается к потенциальным поставщикам с просьбой представить разнообразные варианты подходов к решению, а также оценить предполагаемые расходы и ресурсы при необходимости.

• Электронный аукцион

Английский редукцион (электронный аукцион на понижение) — это тип аукциона, при котором менеджер по закупкам объявляет стартовую цену на лот, а участники последовательно снижают свои ставки ниже установленной цены. Участники умеют возможность понижать ставки пока аукцион не остановлен. Победителем считается тот, кто предложил минимальную ставку, что позволяет добиться наибольшей экономии при закупке.

Голландский аукцион — это тип аукциона, при котором менеджер по закупкам устанавливает начальную цену лота и определяет шаг её повышения. Цена автоматически увеличивается в установленном порядке, а победителем считается первый поставщик, который согласится на текущую цену. Такой подход позволяет быстро определить наиболее выгодное предложение и стимулирует участников реагировать оперативно, что делает его эффективным механизмом для закупок, требующих быстрого определения победителя.

Японский аукцион — это тип аукциона, при котором цена постепенно понижается, а участники могут делать ставки в любой момент по мере снижения стоимости. Аукцион продолжается до тех пор, пока никто не сделает новую ставку в течение заданного времени. Победителем считается участник, сделавший последнюю ставку. Такой формат способствует активной конкуренции и позволяет быстро определить наиболее выгодное предложение.

Согласно отчету Минфина, электронный аукцион продолжает оставаться наиболее популярным способом выбора поставщиков в рамках конкурентных процедур, однако его доля в общем объеме идет на спад. В частности, число закупок и их общий объем, проведённых через электронные аукционы, снизились на 13% и 2% соответственно.

В то же время, наблюдается рост интереса к альтернативным механизмам закупок:

• Количество закупок посредством электронных запросов котировок увеличилось на 21%, а их стоимость — на 43%.
• Использование электронных магазинов (как предусмотрено частью 12 статьи 93 Закона № 44‑ФЗ) выросло на 72% по числу процедур и на 69% по их общей стоимости.

Данный тренд объясняется изменениями в законодательной базе: в частности, Федеральный закон от 28 апреля 2023 года № 154‑ФЗ существенно расширил возможности применения упрощённых электронных процедур.

• Закупка у единственного поставщика

Иногда тендер не может быть проведен по обычной процедуре. Например, в случае срочной необходимости или когда время для проведения тендера слишком ограничено. В таких ситуациях заказчик заключает контракт напрямую с единственным поставщиком, способным выполнить заказ в кратчайшие сроки.

Также закупка у единственного поставщика используется, если только один поставщик может удовлетворить уникальные требования, например, из-за эксклюзивных прав, патентов или технологий. В таких случаях проведение тендера становится нецелесообразным, так как другие участники не могут предложить аналогичные товары или услуги. Закупка у единственного поставщика возможна и в случае, если тендер не дал результатов, например, когда участники не соответствуют требованиям или не подали заявки.

Также из отчета Минфина, наблюдается рост в сфере закупок у единственного поставщика в 2025 году. Общее число заключённых контрактов увеличилось на 2%, тогда как их совокупная стоимость возросла на 19%. Особенно заметен значительный рост у закупок без конкуренции:

• количество таких сделок выросло на 2,5%;
• их суммарная стоимость увеличилась на 61,5%.

Это свидетельствует о том, что значительная часть государственных средств направляется через неконкурентные процедуры, что потенциально может сказываться на неэффективности использования бюджета.

Анализ данных Минфина за первый квартал 2025 года выявляет двойнственные тренды в области государственных закупок. С одной стороны, фиксируется увеличение объемов затрат и активизация участия малого и среднего бизнеса, включая самозанятых. С другой стороны, отмечается снижение конкуренции и рост закупок у единственного поставщика, что вызывает обоснованные опасения относительно рациональности расходования госбюджета.

2 этап – подача заявок

Поставщики подают заявки, соответствующие требованиям и условиям, установленным заказчиком. Участники предоставляют пакет документов, включая коммерческие предложения, технические спецификации и подтверждения соответствия требованиям. Этот шаг важен, т.к. на основе этих документов заказчик будет оценивать возможность участия поставщика в тендере.

Подача заявок через ЭТП значительно ускоряет процесс. Система автоматически проверяет заявки на соответствие заявленным условиям, что повышает точность и снижает риск ошибок. Также ЭТП помогает определить, кто из участников будет допущен к следующему этапу тендера.

3 этап – оценка предложений

Заказчик анализирует не только цену, но и другие ключевые параметры, которые могут повлиять на успешное выполнение контракта. Это позволяет выбрать предложение, максимально соответствующее требованиям тендера и обеспечивающее выгодные условия для обеих сторон.

Одна из главных процедур на этом этапе – комплексная оценка. Этот метод идеально подходит для тендеров, где важно учитывать не только стоимость, но и другие факторы. Например, заказчик оценивает не только цену, но и качество товара, сроки поставки и технические характеристики. Такая процедура особенно полезна для крупных и долгосрочных закупок, где нужно не только выбрать выгодное предложение по цене, но и обеспечить высокий стандарт качества и надежности поставок.

Иногда перед основной оценкой проводится предварительная квалификация участников, чтобы убедиться в их способности выполнить условия тендера. Это помогает исключить надежных поставщиков, например, с недостаточным опытом или финансовой устойчивостью.

В 2025 году предполагается, что одним из ведущих трендов станет внедрение искусственного интеллекта (ИИ) в процессы анализа заявок. Технологии ИИ позволят значительно снизить количество ошибок, предложить более персонализированные рекомендации и провести глубокий анализ конкурентной среды. Этот подход упростит выполнение рутинных задач и откроет новые возможности для стратегического планирования, особенно для малого и среднего бизнеса.

4 этап – выбор победителя

На этапе выбора победителя заказчик принимает решение, исходя из проведенной оценки, о том, кто из поставщиков предложил наилучшие условия. Основная цель — выбрать поставщика, который наилучшим образом удовлетворяет потребности заказчика, предлагая оптимальное сочетание цены и качества.

Поставщики получают уведомления о старте тендера, изменениях в условиях и сроках подачи заявок, что позволяет им своевременно реагировать на изменения и следить за процессом. Электронные торговые площадки автоматически информируют участников о ходе тендера, что повышает прозрачность и обеспечивает полную осведомленность всех сторон о текущем статусе процесса.

Для выбора победителя заказчик может применить несколько процедур.

• Многоэтапный конкурс

Выбор победителя происходит после нескольких раундов, где сначала оцениваются предложения по качеству, а затем – по цене. Такой подход позволяет учесть все ключевые параметры закупки, чтобы выбрать наилучшее предложение.

• Переторжка

Если несколько участников предложили схожие условия, заказчик может инициировать переторжку — дополнительный этап, в ходе которого участники могут улучшить свои предложения, снизив цену или улучшив условия. Это дает заказчику возможность получить наиболее подходящие условия для закупки.

• Распределенная поставка

В ситуации, когда в одной процедуре может быть несколько победителей, объем закупаемой продукции распределяется между ними.

5 этап – заключение контракта

Завершающий этап тендера, на котором победитель подписывает контракт с заказчиком, формализуя все условия закупки. Этот шаг закрепляет договоренности сторон и обязывает их выполнить взятые обязательства. Основная цель – обеспечить юридическую защиту и гарантировать выполнение условий сделки.

В зависимости от сложности закупки заказчик может применить разные процедуры для заключения контракта.

• Специальный контракт
  После выбора победителя заключается стандартный или специальный контракт. Стандартный контракт используется, если условия тендера были типовыми, а специальный – если условия требуют индивидуальной настройки, например, для долгосрочных или международных закупок. Специальный контракт может включать уникальные обязательства и дополнительные условия.
• Конкурс с переговорами
  Этот метод применяется, когда условия контракта требуют дополнительного обсуждения. После выбора победителя стороны проводят переговоры для уточнения условий, улучшения условий сделки или внесения корректировок. Часто используется для более сложных закупок, где необходимо согласовать не только цену, но и такие параметры, как сроки поставки и технические детали.

Использование электронных торговых площадок позволяет автоматизировать систему тендерных процедур и упрощать все этапы. ЭТП обеспечивают прозрачность, повышают эффективность и снижают риски, делая процесс закупок более управляемым и удобным для всех участников.

Почему создание собственной ЭТП с AGORA – лучший выбор для B2B и B2G сегмента

Современные компании нуждаются в оптимизации закупочных процессов для повышения прозрачности, снижения затрат и повышения эффективности. ЭТП играют ключевую роль на всех этапах тендера. Однако для крупных компаний и холдингов в сегменте B2B и B2G лучшее решение – создание собственной ЭТП.

Публичные ЭТП имеют ограничения и стандартизированы для всех пользователей, что подходит для простых тендеров, но не дает нужной гибкости для более сложных закупок. Они также не учитывают специфику отрасли компании, что делает их менее удобными для специфичных бизнес-процессов. В отличие от них, ЭТП AGORA разрабатывается под индивидуальные потребности бизнеса, предоставляя возможность настроить тендерные процедуры и поддерживать полный цикл тендера – от инициации закупки до заключения контракта. Более того, при создании собственной ЭТП ее можно интегрировать с публичными аккредитованными ЭТП. Так компания может оптимально вести учет закупок, но при этом обязательно проводить определенные виды закупок через аккредитованные ЭТП. По итогу компания получает не только удобную систему, но и возможность проводить торги по всем пунктам закона.

Возможности, которые предоставляет ЭТП AGORA вашему бизнесу

1. Инициация закупки по различным типам процедур
   На ЭТП AGORA заказчик выбирает подходящую процедуру для инициации закупки: запросы предложений (для сложных закупок с учетом не только цены, но и других факторов), запросы цен (для стандартных товаров и услуг), конкурсы (для выбора поставщика по различным параметрам), редукционы (аукционы на понижение цены) и закупки у единственного поставщика.
2. Настройка критериев и тендерная комиссия
   Платформа позволяет настроить критерии оценки поставщиков, а также определить роли и права тендерной комиссии. Это дает возможность учитывать все важные для бизнеса параметры и выбирать победителя на основе объективных и заранее согласованных условий.
3. Автоматическая оценка участников и квалификация поставщиков
   Функционал для автоматической оценки предложений участников ускоряет процесс выбора победителя и минимизирует ошибки. Кроме того, заказчик может проверить поставщиков по заранее установленным критериям надежности, а также по их финансовой устойчивости и репутации, что дополнительно снижает риски некачественных поставок.
4. Сбор и оценка предложений
   Личный кабинет поставщика упрощает процесс подачи заявок, позволяя участникам тендера быстро подавать коммерческие предложения, прикреплять необходимые документы и запрашивать разъяснения. Заказчик в свою очередь получает все данные о предложениях в структурированном виде, что облегчает сравнение и анализ.
5. Проведение переторжки и выбор победителя
    ЭТП AGORA поддерживает функцию переторжки, улучшения предложений. После завершения этапа оценки и переторжки заказчик выбирает победителя и фиксирует результат в системе. Все участники получают уведомления о решении, что гарантирует прозрачность процесса.
6. Заключение контракта с использованием электронной подписи
   После выбора победителя площадка позволяет заключить контракт в цифровом формате. Система интегрируется с системами электронного документооборота. Это значительно ускоряет процесс заключения контрактов и повышает безопасность сделок, также с использованием электронной подписи.

Решение на базе платформы AGORA предлагает высокую степень кастомизации и интеграции ЭТП с корпоративными системами, такими как ERP, SRM, обеспечивая полный контроль над тендерами и гарантируя прозрачность на всех этапах. С помощью мощных аналитических инструментов AGORA позволяет отслеживать и формировать отчеты по каждой процедуре. Так разработка и внедрение собственной ЭТП снижает транзакционные издержки и ускоряет процесс закупки, обеспечивая экономию до 30-40%.

Выбирайте AGORA для эффективных, прозрачных и экономичных закупок, которые помогут вашему бизнесу расти и развиваться.