Планирование закупок: SRM как инструмент точного расчёта объёмов и сроков

В сфере торговли стратегическое планирование закупок является критически важным аспектом обеспечения конкурентоспособности и устойчивости бизнеса. Ошибки в оценке объёмов поставок могут привести к двум опасным сценариям: недостаток товаров на полках, что подрывает доверие клиентов и приводит к утрате рынка, или же избыточные запасы, вызывающие значительные финансовые потери.

В сегменте производства последствия ошибочных решений еще более масштабны: сбои в поставках могут остановить производственный цикл, вызвать простой оборудования и привести к существенным убыткам.

В условиях торговли и производства необходимы точные и основанные на аналитике прогнозы, учитывающие сезонность, изменения в поведении потребителей, текущие тренды и логистические особенности. От точности этих прогнозов зависит стабильность и эффективность всей цепочки поставок.

Планирование закупок в SRM – это не просто автоматизация процессов, а стратегический инструмент, позволяющий компаниям прогнозировать спрос, оптимизировать бюджеты и выстраивать долгосрочные отношения с надежными поставщиками. В этом ролике  рассмотрим ключевые аспекты планирования, подкрепленные статистикой и примерами из реального бизнеса.

Проблемы и задачи в вопросе планирования закупок

В промышленных компаниях значительная часть бюджета направляется на закупку материально-технических ресурсов — как для производства, так и для обслуживания оборудования. Планирование таких закупок требует высокой точности: важно учитывать цикличность, сезонность, риски сбоев и реальные потребности цехов. Особенно сложно прогнозировать потребление регулярно потребляемых материалов (РПМ) — они расходуются постоянно, но в объёмах, которые зависят от множества факторов. Несмотря на кажущуюся предсказуемость, планирование ТМЦ, включая РПМ, по-прежнему остаётся проблемной зоной для большинства предприятий.

Главная причина — слишком упрощённые методы оценки потребности. Стандартный подход позволяет отнести к категории РПМ лишь 1–2% всех закупаемых материалов. Всё потому, что анализ ограничивается только хорошо прогнозируемыми позициями с устойчивым историческим потреблением. При этом не учитываются особенности групп ТМЦ, сезонность, поведение потребления, структура производственных процессов. В результате значительная часть действительно регулярно используемых материалов выпадает из поля зрения планирования — и формируется с перебоями.

Кроме того, в планировании часто отсутствует полноценная сегментация. Все ТМЦ, независимо от назначения, особенностей использования и оборачиваемости, попадают под единые правила расчета потребности. Это снижает точность: одни группы оказываются обеспечены с избытком, другие — с нехваткой, что напрямую влияет на стабильность производственных процессов.

Отдельная проблема — горизонт планирования. Если он слишком длинный, планы теряют актуальность быстрее, чем применяются. Если слишком короткий — не позволяют учесть цикличность или оптовую специфику закупок. Правильно выбрать временной интервал — задача нетривиальная и зависит от множества факторов: характера потребления, скорости логистики, внутреннего распределения материалов и даже корпоративной структуры.

Нельзя забывать и о подготовительной аналитической работе. Чтобы выстроить реалистичную модель планирования, нужно сгруппировать разнородные данные, сгладить аномалии, исключить разовые всплески и учесть аналоги. Это требует времени и компетенций, а потому часто делается «по минимуму», что негативно сказывается на последующих расчетах.
Существенную роль играют и организационные моменты. Например, если предприятие не имеет единого контура данных или работает в разрозненных системах, то собрать информацию для корректного прогноза становится сложной задачей «на стыке» подразделений. Без налаженного обмена данными между закупками, производством и складом план быстро теряет связь с реальностью.

И наконец — гибкость. Многие планы закупок не пересматриваются оперативно при изменении условий: ни при росте спроса, ни при перебоях в логистике, ни при изменениях нормативов. Это делает систему негибкой и плохо адаптируемой к внешним и внутренним колебаниям. Добавьте к этому отсутствие видимости остатков в реальном времени — и вы получите стратегически важную функцию, работающую вслепую.

Всё это говорит о том, что эффективное планирование РПМ — это не набор формул, а живая управленческая практика, которая требует детального подхода к сегментации, настройки горизонта, учёта поведения разных групп ТМЦ и способности быстро адаптироваться к изменениям. Без системной аналитики и координации между подразделениями добиться стабильности в снабжении не получится.

Какие риски создаёт неэффективное планирование

В условиях глобализации и цифровизации бизнеса эффективное управление закупками становится критически важным для снижения затрат, минимизации рисков и повышения операционной эффективности. Особое значение приобретает грамотное планирование закупок, которое позволяет оптимизировать бюджет, сократить избыточные запасы и обеспечить бесперебойность поставок. Согласно исследованию Gartner Supplier Relationship Management Improves Cost Savings and Risk Mitigation, компании, внедряющие SRM-системы, не только сокращают затраты на закупки на 10–15 % за счёт улучшения переговоров и консолидации поставщиков, но и повышают точность планирования на 20–30 %, что позволяет избежать как дефицита, так и переизбытка материалов.
Ошибки в планировании закупок не просто мешают работать — они влияют на ключевые бизнес-показатели: от рентабельности и оборотного капитала до выполнения контрактов и репутации. Вот основные риски, которые возникают при отсутствии системного подхода.

1. Недостача запасов

Самый критичный риск — дефицит необходимых материалов. Он возникает, когда планы не отражают реальной потребности: забыли про сезонность, неправильно оценили график ремонтов или использовали усреднённый подход к всем группам ТМЦ. В итоге:

1. производство может остановиться;
2. срываются контракты;
3. предприятие платит штрафы;
4. растёт зависимость от срочных и дорогих закупок "с колес".

2. Избыточные закупки и "заморозка" средств

Противоположная ситуация — когда закупают слишком много. Причины те же: неточной расчёт, дублирование потребностей между подразделениями, отсутствие согласованности между фактическим потреблением и планами. Последствия:

1. появляются неликвидные остатки;
2. склад переполнен;
3. деньги "застревают" в запасах, снижая ликвидность;
4. растут расходы на хранение и перемещение.

3. Низкая управляемость процесса

Когда планирование ведётся вручную или на уровне отдельных таблиц — оно теряет прозрачность. Например:

1. логистика работает по одной версии плана, снабжение — по другой, а у финансов третья;
2. никто не видит актуальный статус остатков;
3. планы не пересчитываются при изменении условий.

Такое разобщённое управление делает процессы неуправляемыми. Руководству сложно принять решение быстро и на основании актуальных данных.

4. Рост операционных затрат

Неточные или устаревшие планы приводят к тому, что закупки делаются "в последний момент":

1. не удаётся провести тендер или согласовать оптимальную цену;
2. закупают дороже или у неподходящих поставщиков;
3. закупочная команда работает в режиме "пожаров";
4. растёт доля срочных логистических операций и авралов на складе.

Это прямые потери, которых можно было избежать при более точном прогнозировании.

5. Невозможность учесть риски и нестабильность

Планы, составленные на основе исторических данных, не учитывают текущую рыночную ситуацию, изменения в цепочках поставок, санкционные или логистические риски. Особенно это критично для сложных категорий:

1. с нестабильным спросом;
2. с высокой волатильностью цен;
3. с импортной зависимостью.

Без сценарного моделирования, буферов и оперативной корректировки планы быстро устаревают и теряют актуальность.

6. Зависимость от ручной работы и "экспертного мнения"

Когда нет автоматизации, процесс становится слишком зависим от конкретных людей:

1. нужен ручной анализ остатков;
2. планы корректируются вручную;
3. прогнозы основаны на интуиции, а не на данных.

Это повышает риск ошибок, снижает воспроизводимость решений и мешает масштабировать практику на другие площадки.

Как технически происходит планирование закупок

Планирование закупок — это не просто составление перечня позиций. Это многоэтапный процесс, который требует учета потребностей, текущих остатков, логистики, производственных планов и бюджетных ограничений. Разберем, как это реализуется на практике с помощью SRM-систем.

1. Сбор потребностей

Сбор потребностей осуществляется с использованием базы НСИ, которая позволяет точно определить номенклатуру необходимых товаров и услуг на основе актуальных каталогов. Также формирование потребностей происходит с учётом прайс-листов поставщиков, что обеспечивает правильное отображение цен и условий для планирования закупок. Для удобства пользователей предусмотрен сбор требований через создание заявок на закупку с возможностью ручного ввода данных, а также импортом из внешних систем через API, что упрощает и стандартизирует процесс подачи заявок.

2. Консолидация и согласование объемов

Консолидация объёмов включает согласование потребностей через взаимодействие с подразделениями для уточнения, корректировки и утверждения общего объёма закупок ТМЦ. Запросы разных подразделений сводятся вместе, формируя единые закупочные лоты по категориям и направлениям. Одновременно проводится контроль складских остатков ТМЦ с выявлением дефицитных и избыточных позиций, что позволяет балансировать закупки и оптимизировать запасы.

3. Создание плана закупок

На основании проработанных потребностей и одобренных лотов формируется окончательный план закупок. Определяются сроки и порядок проведения закупочных процедур, что позволяет выстроить четкий и контролируемый процесс закупок. Проводится согласование бюджета по категориям и подразделениям, чтобы обеспечить финансовую прозрачность и оптимальное распределение ресурсов.

4. Формирование и контроль план-графика

План-график закупок отражает последовательность процедур и ключевые сроки исполнения. Он служит инструментом оперативного контроля на всех этапах — от запуска тендеров до поставки ТМЦ.
При интеграции SRM-системы с учётной системой компании обеспечивается доступ к актуальным остаткам на складах. Это позволяет автоматически сверять план с фактической потребностью, своевременно корректировать объёмы закупок и избегать избыточных запасов.
Система также помогает контролировать соблюдение лимитов, управлять изменениями и минимизировать риски сбоев в поставках.

Актуальный закупочный план отображается у закупщика в виде структурированного списка задач — с указанием необходимых позиций, сроков, приоритетов и ответственных. Такой формат позволяет не упустить важные этапы, контролировать загрузку и оперативно переходить к следующей закупочной процедуре.

Планирование закупок — основа бесперебойной работы как торговых, так и производственных компаний. Оно помогает избежать дефицита и переизбытка товаров, сократить издержки и грамотно распределить ресурсы.

Что важно учитывать в современных условиях

Планирование не может опираться только на прошлые показатели. В условиях нестабильности, инфляции и санкционных ограничений критично понимать влияние внешних факторов и быстро адаптировать систему закупок. Также всё большую роль играют цифровые инструменты: от BI-систем до платформ с доступом к обезличенным данным о потребителях. Такие решения позволяют строить более точные модели спроса и оптимизировать закупки под реальные сценарии.

Выводы
Современные SRM-системы (Supplier Relationship Management) не просто автоматизируют работу с поставщиками, но и становятся важным инструментом для точного и адаптивного планирования. Вот как это реализовано в ведущих решениях:

• Централизованный сбор и анализ данных: SRM интегрируется с ERP и другими системами, объединяя данные о спросе, остатках, поставках, контрактах и исполнении.
• Аналитика исполнения и динамическая корректировка планов: SRM отслеживает отклонения в реальном времени и может предложить корректировки закупочного плана по фактическому потреблению и остаткам.
• Прозрачность и контроль по всей цепочке: все этапы — от заявки до отгрузки и оплаты — видны в едином окне, что позволяет минимизировать риски и повысить управляемость.
• Визуализация KPI и сценарное моделирование: можно моделировать разные сценарии (рост/падение спроса, сбои поставок) и заранее готовиться к ним.

Планирование закупок в системе AGORA базируется на глубокой аналитике предыдущих периодов. Система автоматически собирает данные по фактическому потреблению, остаткам и поставкам, выявляет сезонные паттерны и аномалии. Менеджер может вручную скорректировать эти данные, добавив информацию о предстоящих изменениях (промо, смена ассортимента, закрытие точки и пр.). После утверждения план передается в закупочную систему, где формируются закупочные процедуры, тендеры и заказы.