Квалификация поставщиков: основа для построения надежного партнерства в закупках

Когда речь идет о процессе закупок, важно осознавать, что каждая ошибка может привести к значительным финансовым потерям. Без надежных снабженцев ваша компания рискует не только понести убытки, но и утратить доверие клиентов. В условиях, где каждая деталь имеет решающее значение, квалификация поставщиков становится неотъемлемой частью успешной стратегии бизнеса. Как выбрать тех, кто будет работать на вашу репутацию и развивать ваш бизнес? В этом поможет правильный подход к квалификации, который обеспечит не только снижение рисков, но и эффективность закупок.
 
Автоматизация закупок с использованием SRM-систем помогает предприятиям снизить затраты, повысить прозрачность и минимизировать риски. Перед началом процесса закупок компании следует убедиться в надежности своих партнеров. Именно поэтому квалификация поставщиков играет критически важную роль. Внедрение цифровых решений в данный процесс особо актуально в условиях стратегического планирования и эффективного управления цепочками поставок.

Что такое квалификация поставщиков?

Квалификация — это процесс оценки и проверки потенциальных партнеров перед их допуском к закупочной деятельности. Этот процесс необходим для подтверждения их финансовой устойчивости, надёжности, качества поставляемых товаров и услуг, наличия всех соответствующих сертификатов, а также способности выполнить условия договора.

Важно не ограничиваться лишь анализом предоставленных документов, но и осуществлять очные проверки. Выездной аудит является эффективным инструментом для оценки реального состояния производственных мощностей, соблюдения технологических норм и качества выпускаемой продукции. Предварительный аудит качества поставщика проводится еще до начала сотрудничества и помогает понять, насколько он действительно соответствует заявленным требованиям. Это позволяет избежать ситуации, когда на бумаге все выглядит идеально, а на деле — сбои, низкое качество или несоответствие стандартам.
Для более глубокой оценки надежности поставщика и качества предлагаемой продукции рекомендуется организовать тестовую поставку. Этот подход предоставляет возможность в реальных условиях оценить соответствие продукции установленным требованиям, что является важным шагом для принятия обоснованного решения о дальнейшем сотрудничестве.

Важно понимать, что аудит не ограничивается только стартом работы с поставщиком. Его можно проводить на любом этапе взаимодействия. Когда контракт уже заключен, периодические проверки помогают контролировать выполнение обязательств. В таких случаях проведение аудита позволяет убедиться, что поставщик соблюдает сроки, придерживается технологических процессов и выполняет все договоренности. Это не просто формальность, а способ держать ситуацию под контролем и минимизировать возможные риски.

Этапы квалификации могут проводиться в трех ключевых моментах:

1. Первичная квалификация – до начала работы

На первоначальном этапе, при добавлении поставщика во внутреннюю закупочную систему, проводится этап квалификации. Его цель — убедиться, что компания имеет дело с надежным партнером, который соответствует требованиям бизнеса и законодательства. Это необходимо для допуска поставщика в реестр проверенных контрагентов компании.

Какие проверки проводятся?

• Юридическая проверка: регистрационные документы (ИНН, ОГРН, устав компании), данные о владельцах и бенефициарах, проверка на аффилированность с недобросовестными контрагентами.
• Финансовая устойчивость: анализ бухгалтерской отчетности за последние несколько лет, оценка кредитной нагрузки, долговых обязательств, наличия просроченных платежей. Здесь могут помочь такие сервисы, как Spark, которые автоматически рассчитывают показатели и дают оценку риску сотрудничества.
• Соответствие отраслевым требованиям: наличие лицензий, сертификатов, разрешений на производство и реализацию продукции, соблюдение стандартов качества (ISO, ГОСТ, HACCP и др.).

2. Квалификация в рамках тендера

Когда закупочный отдел на основе плана-графика закупок инициирует проведение тендерной процедуры по необходимой ТМЦ, важно допустить к этой закупке квалифицированных поставщиков.

Закупочная процедура может быть опубликована не только во внутренней системе, но и размещена на сторонних электронных торговых площадках (ЭТП) для привлечения большего числа поставщиков. Следовательно, в закупке будут участвовать как поставщики из реестра компании, так и новые поставщики.

Первым, которые уже прошли предварительную квалификацию и находятся в системе, могут быть заданы дополнительные вопросы, отражающие специфику конкретной закупки. Это позволяет прояснить детали и убедиться в способности поставщика выполнить требования тендера. Для вторых — новых поставщиков — необходимо будет пройти процедуру квалификации, включая ответы на дополнительные вопросы, которые помогут определить соответствие их предложения предъявленным требованиям. Только после прохождения этой процедуры они смогут принять участие в тендере.

В случае, если закупочная процедура закрытого типа и в ней участвуют только аккредитованные поставщики из реестра компании, им также могут задаваться уточняющие вопросы по теме специфики закупочной процедуры. Это обеспечивает дополнительную проверку и позволит минимизировать риски, связанные с качеством и соответствием поставляемых товаров или услуг. Важно, чтобы процесс квалификации проходил прозрачно и тщательно, что в конечном итоге усиливает доверие к закупочной системе и повышает ее эффективность.

Основные критерии проверки:

• Соответствие тендерной документации: поставщик должен предоставить все запрашиваемые документы, а его предложение должно соответствовать техническому заданию.
• Оценка опыта и репутации: анализ количества и качества выполненных контрактов, отзывы клиентов, успешные кейсы.
• Производственные и логистические возможности: наличие необходимого оборудования, складских мощностей, персонала, способность выполнить заказ в требуемые сроки.

Поставщики, которые проходят этот этап, допускаются к участию в торгах. После участия в торгах и выбора победителя, с поставщиком заключается контракт, и далее происходит заказ, оплата и доставка.

3. Повторная оценка качества поставщиков

Квалификация поставщиков — это не разовый процесс, а постоянная работа, направленная на поддержание высокого уровня надежности контрагентов. Даже после подписания контракта важно систематически проводить контроль качества поставщика, чтобы гарантировать стабильность поставок и соблюдение договорных обязательств.

Для проверки ключевых финансовых показателей поставщиков системы управления отношениями с поставщиками (SRM) могут быть интегрированы с сервисами проверки контрагентов, что обеспечивает автоматический мониторинг их квалификации. Альтернативно, регулярную проверку могут проводить вручную сотрудники службы безопасности компании. Это позволяет оперативно проводить оценку рисков поставщика и предпринимать соответствующие меры.

Если поставщик уже находится в реестре и по нему давно ничего не закупали, но возникает такая необходимость, можно запросить переквалификацию. Это позволит уточнить его технические возможности и производственные мощности, обеспечивая тем самым соответствие актуальным требованиям и условиям рынка.

Какие параметры отслеживаются

• Своевременность поставок: фиксация задержек и анализ их причин.
• Качество продукции: проверка соответствия требованиям технического задания и заявленным характеристикам.
• Исполнение договорных обязательств: соблюдение всех условий контракта, от соблюдения сроков до выполнения согласованных объемов поставок.
• Оценка уровня обслуживания (SLA): анализ оперативности реакции поставщика на запросы, гибкость в работе с изменениями.
• Контроль количества претензионных заявок к поставщику: в процессе поставки ТМЦ могут возникать возвраты, случаи брака или несоответствия товара. Вся эта информация фиксируется и оформляется в виде претензии поставщику. Далее проводится анализ причин возникновения несоответствий и их влияния на дальнейшее сотрудничество.

Дополнительно, сотрудник-заявитель может заполнить оценочную анкету, которая предоставит подробную информацию о взаимодействии с поставщиком. Эти данные будут прикреплены к анкете поставщика и станут важным элементом при проведении скоринга контрагентов. Такой подход позволит систематизировать информацию о качестве работы поставщика и улучшить процессы принятия решений в будущем.

В случае, если поставка не соответствует ожиданиям, может быть направлена претензия, и в зависимости от ситуации поставщик либо исправит ошибку, либо будет исключен из реестра поставщиков. Если нарушения повторяются, возможен разрыв контракта. Однако важно учитывать, что в некоторых отраслях, например, в металлургической, ограниченное количество поставщиков может сделать такой разрыв проблемным.
 

Системы управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM), такие как AGORA, позволяют проводить регулярные аудиты и автоматически обновлять рейтинги поставщиков. Это помогает избежать сотрудничества с ненадежными контрагентами, улучшить условия работы и повысить прозрачность взаимодействия с поставщиками.

Этап квалификации поставщиков в SRM системе

В SRM системе процесс квалификации поставщиков можно разделить на две основные составляющие: настройка шаблонов и анкет квалификации, а также сам процесс квалификации поставщиков.

1. Настройка шаблонов и анкет квалификации

Этот этап включает в себя создание и настройку различных элементов, которые составляют процесс квалификации. Для начала, система предоставляет конструктор, с помощью которого закупщик может настроить три основные составляющие: шаблоны, анкеты и вопросы.

• Шаблоны вопросов. На этом этапе закупщик имеет возможность формировать необходимые вопросы для поставщиков. Вопросы могут быть как закрытыми (с вариантами ответов), так и открытыми, где поставщик должен предоставить текстовый ответ. К каждому вопросу можно прикрепить дополнительные документы, чтобы предоставить поставщику чёткие инструкции или образцы. Это помогает исключить недоразумения и делает процесс более прозрачным.
• Конструктор анкет. На основе ранее созданных вопросов закупщик формирует анкеты, которые могут быть направлены поставщикам для заполнения. Каждая анкета включает не только блок с набором вопросов, но и дополнительную информацию, такую как контактные данные ответственного закупщика, целевые баллы для оценки поставщика, а также внутренние примечания, которые могут быть полезны для команды закупок. Важно отметить, что вопросы в анкете могут быть привязаны друг к другу, например, на основе выбранных ответов.
• На более высоком уровне находится конструктор шаблонов для разных категорий закупок. Главная цель шаблонов — это оперативная отправка нужных анкет поставщикам для их заполнения. Для каждой категории закупок ответственный сотрудник может сформировать отдельный шаблон, в котором будет свой набор анкет. Это позволяет быстро и эффективно управлять процессом квалификации в зависимости от категории закупки.

Этот многоуровневый подход к настройке шаблонов и анкет помогает закупщикам гибко настраивать процесс квалификации, подстраивая его под специфические потребности разных категорий товаров и услуг. В дальнейшем это значительно упрощает работу и ускоряет сам процесс квалификации.

2. Процесс прохождения квалификации поставщиков

В SRM системе процесс квалификации поставщиков начинается с общего списка задач закупщика, где отображаются все заявки на квалификацию, включая их данные и текущие статусы. Этот список служит централизованным инструментом для управления процессом квалификации, предоставляя закупщикам и другим ответственным лицам полный обзор заявок.

Процесс квалификации в SRM системе строится по статусной модели, которая помогает отслеживать этапы каждой заявки. В зависимости от стадии прохождения квалификации, заявки могут иметь различные статусы, такие как: новые, в обработке, в процессе утверждения, завершенные. Также существует отдельный статус для заявок, которые были переадресованы от других сотрудников.

Когда поставщик заполняет анкету, она направляется на проверку ответственному закупщику по соответствующей категории, а также сотрудникам службы безопасности, если это необходимо. В SRM системе предусмотрена возможность использования цепочки согласующих лиц, что позволяет организовать более прозрачный процесс согласования анкет. Каждый согласующий может оставить комментарии, запросить уточнения или дополнительные документы. После завершения всех уточнений и подтверждения анкета получает статус «одобрен» и переходит в следующий этап.

Когда все требования выполнены и анкета проверена, квалификационный шаблон получает финальный статус «утвержден», и поставщик включается в реестр квалифицированных контрагентов.

Особое внимание стоит уделить тому, что при ручном обновлении статуса квалификации закупщик может выбрать несколько поставщиков одной категории для массового присвоения статуса. Кроме того, можно указать точный период, в течение которого дан статус, что помогает обеспечить точность в учете времени и управления сроками квалификации.

Значение квалификации поставщиков в современных бизнес-процессах

Квалификация поставщиков является критически важным этапом управления цепочками поставок, способствующим минимизации рисков и повышению эффективности закупочных функций. Автоматизация этого процесса с использованием SRM-системы AGORA позволяет компаниям оперативно выявлять надежных контрагентов, оптимизировать закупочную деятельность и обеспечивать бесперебойную работу бизнеса.

Важно подчеркнуть, что внедрение системы работы с поставщиками становится особенно актуальным для топ-менеджеров, включая генеральных директоров. Эти решения обеспечивают возможность контролировать все аспекты закупочного процесса и поддерживают необходимую прозрачность на всех этапах. Такой уровень контроля важен для владельцев бизнеса, стремящихся к стратегическому управлению. В руках руководства SRM становятся ключевым инструментом для достижения большей эффективности и устойчивости в бизнесе.

Таким образом, применение квалифицированного подхода к оценке и выбору поставщиков в сочетании с современными технологиями управления закупками формирует надежную основу для успешного развития компании.