Работа с каталогами МТР: как избежать дублей и ошибок с помощью ИИ в интервью с Д. Карбасовым

Правильное управление каталогами МТР (материально-технических ценностей) – основа бесперебойного и эффективного снабжения любой современной компании. Лишние записи, дублирование, ошибки в наименованиях, отсутствие единых стандартов создают проблемы, которые практически невозможно решить вручную. Число записей в каталогах может достигать миллиона, и до 30% из них могут быть дублями. Это повышает риски неэффективного освоения бюджета, приводит к сбоям в закупках и лишним заказам, к потере контроля и управляемости.

Дмитрий Карбасов, руководитель Центра экспериментальных решений, директор по продукту «Газпромнефть-Снабжение», рассказал в интервью, как интеллектуальные сервисы помогают справляться с этими задачами.

 

 

Каталоги МТР и актуальные способы их ведения

Каталог МТР – структурированный перечень оборудования, материалов, комплектующих и прочих ресурсов, которые закупаются для ведения операционной деятельности компании. По сути, это иерархия категорий классов, каждый из которых представлен атрибутивным составом с информацией о наименовании. Формирование данной структуры происходит по согласованной внутри компании методологии и отражает единый стандарт, согласно которому ведется работа с номенклатурой.

Условно способы ведения каталогов МТР можно разделить на три уровня:

• Минимальный

Когда нет онтологии, стандартов и автоматического формирования. Онтология в компании — это согласованное требование потребителей данной МТР к описанию соответствующей товарно-материальной ценности (ТМЦ), отражающее, какие атрибуты и характеристики должны быть указаны для корректного и единообразного использования данных внутри компании.

Ведение каталога хаотичное, без контроля. Каждый цех или подразделение записывает новую МТР по своему усмотрению. Одни указывают производителя, другие пишут только название, а третьи – ГОСТ. В результате каталог раздувается по перечню дублей и теряет системность.

• Стандартный

Когда есть онтология и согласованные требования к ведению каталога, но нет службы, которая проверяет корректность записей.

Хаоса меньше, однако из-за того, что не все подразделения соблюдают единый формат ведения записей в каталоге, работа планировщиков, закупщиков, менеджеров по логистике, аналитиков затрудняется. Дубли, отсутствие атрибутов, сложности в учете потребностей мешают эффективному принятию решений.

• Продвинутый

Когда компания имеет онтологию и службу каталога, и хранит информацию не в формате текстового описания, а в виде атрибутов.

Такой уровень управления каталогами уже есть в ряде отечественных компаний. Это наиболее правильный целевой вариант для крупного бизнеса.

Основные ошибки в ведении каталогов и как ИИ инструменты их исправляют

Отсутствие службы каталога и онтологии, а также хранение информации в текстовом формате приводит к хаосу. Требования к одним и тем же МТР у различных подразделений одной компании могут быть разными. Например, для одного заявителя на закупку важны количество жил и конструкция кабеля, для другого – токсичность, малодымность, огнестойкость.

Интеллектуальная система автоматически сравнивает записи на уровне атрибутов, согласно принятой онтологии и запросу, игнорируя текстовое описание, и в результате выдает подходящие ТМЦ.

В результате описание МТР в виде атрибутов дает следующие возможности и преимущества:

• Поиск дублей и аналогов.
• Синхронизация с внешними и корпоративными каталогами поставщиков и производителей.
• Быстрый и точный подбор ТМЦ.
• Снижение количества ошибок при заказах и приёмке.
• Прозрачность требований к поставщикам.
• Автоматический подбор замен при дефиците.

Также ведение каталогов в атрибутивном составе позволяет подбирать контекстные аналоги и взаимозаменяемые товары. Например, кабель может быть с атрибутами «Низкотоксичный», «Малодымный», «Экранированный» и без них. Это разные МТЦ, однако в некотором контексте они являются аналогами. И если некоторые требования не являются принципиальными (к примеру, для прокладки на улице низкая токсичность кабеля не важна), заявитель может убрать незначимый атрибут и искать в каталоге аналогичные товары для срочной замены. Технологии ИИ позволяют сделать такой подбор автоматически, без участия человека – достаточно указать параметры, которые игнорируются при поиске.