Невидимые миллионы: где бизнес теряет в закупках

В управлении закупками уже давно недостаточно просто «покупать выгодно». В условиях санкционного давления, сбоев в цепочках поставок и роста цен на ресурсы, а главное повсеместной оптимизации бизнес-процессов компании в связи с кризисом sourcing становятся важнейшим элементом управления рисками и устойчивостью бизнеса. Компании стремятся к точному планированию, прозрачности и гибкой адаптации в режиме реального времени.

По данным обзора TAdviser, многие компании активизировали цифровую трансформацию закупок, однако уровень зрелости процессов остается разным. Одни уже выстраивают все процессы – от сбора потребностей до поставки, включая интеграции с ERP и внешними площадками. У других автоматизация ограничивается отдельными участками либо работой вручную. Конечно, это связано с масштабами и спецификой бизнеса компании, однако вне зависимости от уровня и структуры, эффективное управление закупками требует не фрагментарных решений, а продуманной цифровой архитектуры.

Почему привычные подходы к управлению закупками неэффективны?

Даже при растущем интересе к цифровизации многие компании опираются на методы, которые не предполагают гибкости и масштабируемости. Вместо поддержки процессов они становятся тормозом развития, и в СМБ, и в enterprise-сегменте.

Компании малого и среднего сегмента чаще всего управляют закупками без специализированного ПО, автоматизации и выстроенных процедур. Такой подход снижает издержки на старте, но формирует множество ограничений по мере роста компании.

• Заявки оформляются в произвольной форме, передаются через мессенджеры или почту, учет ведется в таблицах. Такой подход не масштабируется, не дает прозрачности и не позволяет управлять закупками как процессом на разных этапах.
• В компаниях не ведется централизованный учет номенклатуры, SKU и категорий ТМЦ. Закупщики используют свои наименования, что затрудняет планирование, контроль и аналитику.
• Из-за нехватки времени и инструментов при выборе поставщиков не анализируются условия и критерии отбора. Такой подход не дает возможности сравнивать предложения и лишает бизнес здоровой конкуренции.
• Бюджетирование не интегрировано в процесс закупок: заявки появляются стихийно, без нормирования и контроля лимитов. Это делает затраты непредсказуемыми.

Даже при осознании необходимости автоматизации бизнес сталкивается с рядом барьеров: отсутствием бюджета, недостатком ИТ-ресурсов,. Универсальные SRM-решения часто оказываются неподходящими без доработок под специфику бизнеса.

У компаний среднего сегмента ситуация выглядит стабильнее, но проблемы сохраняются. Excel-таблицы, BI-панели и формы согласования используются, однако сквозной автоматизации по-прежнему нет. Закупочный цикл остается фрагментированным: взаимодействие между подразделениями слабо синхронизировано, а процессы не объединены в единую систему.

Крупные компании используют более развитую ИТ-инфраструктуру, но это не гарантирует эффективности. В закупках применяются ERP-системы, отдельные модули для согласований, а также устаревшие SRM решения, в том числе зарубежные, но адаптированные после ухода вендоров. Однако даже при таком стеке проблемы не исчезают – они трансформируются.

• Системы слабо связаны между собой. Закупки ведутся в одном контуре, финансы – в другом, аналитика – в третьем. Данные дублируются, синхронизация требует доработок. Из-за разрозненности планы, бюджеты и заявки живут в разных системах. Это приводит к закупкам «вслепую»: часть не попадает в бюджеты, часть дублируется или теряет актуальность.
• Даже при наличии формализованных процедур заявки проходят через множество согласующих. Без гибкой настройки маршрутов любые изменения требуют вмешательства разработчиков. Это замедляет цикл закупки, особенно в условиях многослойной управленческой структуры.
• Некоторые компании используют иностранное ПО, которое не обновляется, либо перешли на российские аналоги, требующие адаптации. Из-за сложности ИТ-ландшафта и бюрократии любые доработки процессов занимают много времени и требуют больших финансовых и временных ресурсов.

В разных сегментах бизнеса пока наблюдается недостаточная автоматизация закупочной функции, которая сводится к частичным задачам. Именно поэтому растет интерес к SRM нового поколения, P2P, ЭТП и специализированным корпоративным интернет-магазинам – решениям, которые позволяют закрыть весь цикл закупок в рамках одной экосистемы.

Невидимые траты: куда уплывают деньги при неэффективных закупках

Закупки – не просто процесс выбора и оформления заказа, а сложная цепочка решений, где ошибки и задержки стоят реальных денег. Особенно это ощутимо в крупных производственных компаниях, где объемы ТМЦ (товарно-материальных ценностей) исчисляются сотнями тысяч наименований, а скорость принятия решений критична для непрерывности операций. Так где же бизнес буквально теряет миллионы?

1. Ошибки при выборе ТМЦ из каталога

   Каталоги в крупных компаниях могут насчитывать сотни тысяч SKU. Если в каталоге нет четких описаний, правил классификации и поиска, это приводит к повторным закупкам, дублированию номенклатуры и ошибкам при выборе нужных ТМЦ. Одно и то же оборудование может быть зарегистрировано в системе с десятком разных наименований. При этом квалификация сотрудников, формирующих заявки, часто не соответствует сложности задач. Заявитель не всегда может корректно выбрать нужную позицию из каталога. В результате создаются дубликаты позиций с одинаковыми характеристиками, или выбираются товары, не соответствующие реальной потребности.

2. Проблемы с подбором аналогов

   Даже если нужная позиция отсутствует, часто на складе уже есть аналогичный ТМЦ, который можно использовать. Но реализовать это сложно из-за нехватки времени и инструментов для быстрого сопоставления таких вариантов. В результате покупается новый товар, а старый остается лежать на складе. По оценке эксперта в области цифровизации всей цепочки снабжения промышленных компаний Дмитрия Карбасова, от 3 до 7% новых закупок можно было бы закрыть за счет уже имеющихся неликвидов, а это чистая экономия.

3. Неэффективное планирование и остатки

   Из-за отсутствия единой цифровой модели планирования закупок предприятие закупает «с запасом». В итоге на складах скапливаются невостребованные позиции, склады забиты неликвидами, нужные позиции отсутствуют, компания несет дополнительные издержки на обслуживание складов и хранение.

   Как отмечает эксперт Дмитрий Карбасов: «Ежегодно до 21% таких закупок отправляются на склад, где они теряют свою стоимость на 25-30%, портятся, требуют обслуживания складом. Это просто гигантские деньги».

4. Неточные сроки поставки и простои

   Отсутствие достоверных данных о сроках поставки часто приводит к срыву планов. Учитывая, что время простоя в промышленных секторах измеряется в миллионах рублей, актуальные сроки – одна из самых чувствительных зон крупных компаний.

   «Страдает не только логистика, но и бизнес в целом», — отмечает эксперт.

5. Ручная консолидация заявок и перегрузка категорийных менеджеров

   Категорийные менеджеры получают десятки файлов с разрозненными заявками, каждую из которых нужно проверить, сопоставить, уточнить, проанализировать поставщиков, оформить и т.д. Все это увеличивает риск ошибок, тормозит процесс и делает закупки зависимыми от человеческого фактора. Также немаловажна квалификация специалистов – закупщик в современной компании должен разбираться не только в ценах, но и в характеристиках, аналогах, технических ограничениях.

6. Поиск и квалификация поставщиков

   Отсутствие единой системы взаимодействия с поставщиками тормозит процессы, затрудняет сравнение предложений и не дает создать условия здоровой конкуренции.

7. Оформление заказов и согласования

   Многоступенчатые маршруты, отсутствие сквозного контроля по статусам задерживают закупки и увеличивают административные затраты. Особенно это критично для закупок малого объема, которые должны быть максимально быстрыми.

Современные SRM-системы и P2P-решения позволяют существенно сократить потери бизнеса за счет снижения ошибок при выборе ТМЦ, автоматизированного подбора аналогов, более точного планирования, прозрачного взаимодействия между заявителями и закупщиками. Все эти точки потерь хорошо известны закупщикам, но до сих пор часто решаются точечно: путем доработки отдельных систем или внедрения «самописных» решений. При этом потенциал централизованных SRM-систем и цифровых платформ остается недооцененным. А именно они позволяют устранить большинство перечисленных издержек за счет сквозной автоматизации закупок.

Ключевые тренды в оптимизации закупок

1. Автоматизация ради управления, а не скорости

   В 2025 году и в дальнейшем автоматизация закупок все активнее используется не для ускорения рутинных операций, а как инструмент управления, анализа и планирования. Компании автоматизируют процессы, чтобы:

   • отслеживать реальные расходы и тенденции в цепочках поставок;
   • выявлять точки потерь и зоны для оптимизации;
   • принимать решения на основе точных данных.

   Интеграция закупочных данных с финансовыми и ERP-системами дает комплексную картину: отклонения от бюджета, эффективность поставщиков, прозрачность исполнения. Автоматизация P2P-цепочки снижает ручную нагрузку на 40–60% и ускоряет доступ к аналитике в 2–3 раза. Закупки становятся частью финансовой стратегии.

2. ИИ и аналитика – теперь стандарт, а не дополнительная опция

   К 2026 году искусственный интеллект и аналитика уже становятся стандартом в управлении закупками. И продолжат свое влияние. Более 30 % закупочных команд используют AI-инструменты для прогнозирования потребностей, оценки рисков и взаимодействия с поставщиками. ИИ-инструменты прогнозируют объемы закупок по SKU, оценивают надежность поставщиков, выявляют сбои в цепочках поставок, ускоряют обработку заявок и согласования, предлагают аналоги ТМЦ и персонализированные рекомендации. Особенно востребованы гибридные AI-модели, которые совмещают поведенческий, ценовой и логистический анализ.

   Также ключевую роль играет предиктивная аналитика: алгоритмы на основе данных помогают предсказать спрос, задержки, ценовые колебания и отклонения от планов. Это позволяет закупкам не реагировать постфактум, а действовать на опережение.

3. Устойчивость и управление рисками

   В 2026 году устойчивость становится частью повседневной закупочной деятельности. Все больше компаний интегрируют ESG-критерии (экологию, соц. ответственность, корпоративное управление) в процессы выбора поставщиков, заключения контрактов и оценки эффективности.

   AI также используется для оценки рисков: от экологических угроз до геополитической нестабильности. Алгоритмы помогают оперативно обрабатывать разрозненные источники данных и выявлять отклонения до того, как они приведут к сбоям. Однако автоматизация не исключает ошибки. Без качественного обучения модели ИИ могут искажать данные или давать некорректные выводы. Поэтому важно выстраивать надежные процессы управления рисками: квалифицировать поставщиков, проверять достоверность данных, использовать многоуровневую верификацию и независимую аналитику.

4. Импортозамещение: акцент на экосистемность и совместимость

   Импортозамещение больше не воспринимается как временная мера. В 2025 году компании переходят от точечных решений к выстраиванию полноценных экосистем, где российские IT-решения для закупок должны не только замещать уходящие продукты, но и органично интегрироваться в существующую цифровую архитектуру.

   Рынок отходит от логики «что угодно, лишь бы отечественное» – сегодня в приоритете зрелые решения, способные масштабироваться, поддерживать отраслевые особенности, взаимодействовать с ERP, бухгалтерией и PIM-системами. Особенно это актуально в сегменте крупного бизнеса, где закупочные процессы сильно завязаны на внутренние и внешние контуры управления. Кроме того, в условиях ограниченного выбора критически важным становится удобство адаптации под специфические процессы — от классификации ТМЦ и работы с НСИ до управления каталогами и квалификации поставщиков. Все это требует не просто импортозамены, а стратегического подхода к построению устойчивой, совместимой и развивающейся цифровой инфраструктуры.

5. Укрепление взаимодействия с поставщиком

   Цифровое взаимодействие меняет характер закупочной деятельности: поставщики получают прямой доступ к статусам заказов, заявкам, условиям и историям коммуникаций. Результат – меньше ручной переписки и недопонимания, выше скорость реакции на изменения, лучше контроль сроков и условий. Такой подход снижает операционные риски, повышает лояльность поставщиков и делает цепочку поставок более устойчивой и прозрачной.

6. Малые закупки – источник экономии

   В 2025г. цифровое управление малыми закупками(через корпоративные интернет-магазины, специализированные P2P-решения и электронные площадки) становится устойчивым трендом. Это позволяет упростить оформление и согласование заявок, ускорить сделки и подключить к конкуренции больше поставщиков, включая МСП.

Цифровые системы для эффективной автоматизации закупок

Для компаний, стремящихся не просто оптимизировать затраты, а выстроить устойчивую цепочку снабжения, критически важно обеспечить сквозную автоматизацию закупочного цикла. В этом контексте на первый план выходят гибкие и адаптивные решения, которые не просто заменяют устаревшие инструменты, а позволяют выстроить единое цифровое пространство закупок, включающее:

• централизованное управление поставщиками,
• планирование и бюджетирование закупок,
• автоматизацию заявок и заказов,
• контроль исполнения и учет ТМЦ,
• аналитику и поддержку управленческих решений.

Примером такого подхода является платформа AGORA, реализующая концепцию интегрированной автоматизации закупочной деятельности. Система охватывает весь жизненный цикл закупок, при этом модули могут внедряться поэтапно, под конкретные потребности компании. Вот как это работает на практике:

• SRM-решение AGORA охватывает полный цикл управления закупочной деятельностью – от планирования и формирования потребностей до заключения договоров, контроля исполнения и взаимодействия с поставщиками. В рамках единой платформы автоматизируются ключевые процедуры: квалификация поставщиков, управление НСИ и каталогами, обработка заявок, согласование условий, проведение закупочных процедур, а также учет обязательств по договорам. Такое решение особенно востребовано в компаниях со сложной структурой и высокой нагрузкой на закупочные подразделения, где критично обеспечить прозрачность, управляемость и адаптивность процессов.
   
• P2P-система обеспечивает полную автоматизацию заявок на закупку, согласований, заказов и приемок. Такой процесс снижает риски ошибок, экономит время закупщиков и обеспечивает контроль на всех этапах (от планирования до оплаты).
   
• ЭТП решают задачу конкурентности: позволяют проводить аукционы, сравнивать предложения, соблюдать регламенты и при этом существенно экономить на закупках. Это особенно актуально для компаний, где важна строгость процедур и соответствие внутренним политиками.
   
• Корпоративный интернет-магазин закрывает повседневные закупки малого объема: сотрудники выбирают ТМЦ по утвержденным каталожным позициям, а система автоматически подставляет цены, лимиты и маршруты согласования.
   

Ключевое преимущество решений AGORA – в возможности развивать цифровую зрелость бизнеса без полной перестройки ИТ-ландшафта. Система интегрируется с ERP, 1С и смежными платформами, быстро адаптируется под отраслевые сценарии: от ритейла до промышленности.

Масштабируемость закупочной системы как конкурентное преимущество

Современные системы автоматизации закупок проектируются с учётом роста. Это значит, что бизнес может начать с автоматизации отдельных участков, например, обработки заявок или взаимодействия с поставщиками, и постепенно охватывать весь цикл: от планирования до оплаты. Такой поэтапный подход снижает риски внедрения и позволяет адаптировать систему под структуру компании.

Для бизнеса это означает не только снижение операционных затрат, но и технологическую готовность к масштабированию – без дублирования процессов, зависимости от Excel и ручного контроля. Платформы вроде AGORA реализуют такой подход через модульную архитектуру, конструкторы бизнес-процессов и поддержку отраслевых сценариев. Это позволяет выстраивать единую цифровую среду для закупок, с учетом специфики как крупных холдингов, так и компаний из среднего сегмента.