SRM системы - управление взаимодействиями с поставщиками

Отечественные компании достигли определенных успехов в создании систем для цифровизации и управления закупками. К площадкам этой категории относятся: электронные торговые площадки (ЭТП), SRM системы для управления взаимоотношениями с поставщиками и корпоративные интернет-магазины закупок малого объема. По данным аналитического отчета РАЭКС-Аналитика, большинство опрошенных компаний, занимающихся цифровой трансформацией для своих предприятий, оценивают свой уровень цифровой зрелости на начальной стадии. Больших успехов получилось добиться в диджитализации процессов закупочной процедуры и выбора контрагентов. «Близко к завершению» – то есть проекты готовы на 80%, считают 51% респондентов. 37% опрошенных считают, что «кардинально трансформируют» свои площадки по управлению закупками.

С уходом западных поставщиков ПО для управления закупками на рынке появился большой спрос на разработку подобных систем. Одной из таких востребованных систем является SRM.

SRM система (Supplier relationship management) – комплекс мер по управлению взаимодействиями с поставщиками. Подобные SRM системы могут включать различные этапы: от проверки поставщиков до проведения торгов – все зависит от потребности заказчика.

Верификация поставщиков на площадке SRM

Сюда относятся первые этапы попадания поставщика на площадку, а именно: регистрация, проверка поставщика системой безопасности и прохождение квалификации. Давайте разберем подробнее.

1. Поставщик, попадая на площадку SRM, проходит процесс регистрации.
2. Далее его заявка попадает к сотрудникам службы безопасности – происходит процесс «Комплаенс» (на английском compliance – соответствовать). То есть «Комплаенс» подразумевает соответствие поставщика всем внутренним нормам и требованиям площадки. Зачастую для проверки поставщика используют интеграцию платформы с сервисами проверки контрагента, например: СПАРК, СКРИН контрагент, СПК (Сервис проверки контрагентов от Сбербанка). Подобные сервисы предоставляют базу, с помощью которой можно быстро проверить любую компанию, зарегистрированную на территории РФ, на предмет благонадежности по налоговым и юридическим вопросам. Служба безопасности может проверять поставщиков автоматически через сервис, а также в частном порядке запросить у поставщика дополнительно подтверждающие документы. После проверки служба безопасности подтвердит или отклонит заявку на регистрацию.

Квалификация поставщиков для доступа к закупке

Следующий этап – это Квалификация. Не во всех SRM системах есть этот функционал, он разрабатывается под потребности компании-заказчика. Суть его в том, что подрядчик, то есть поставщик, должен пройти аккредитацию и допускаться к участию в закупочных процедурах, обладая всеми необходимыми ресурсами для совершения поставки: профессиональными, техническими, финансовыми и материальными. В личном кабинете поставщика менеджер проходит анкетирование, где выясняется, способен ли он осуществить заказ и соответствует ли он тем критериям, которые необходимы закупщику. Критерии могут быть разнообразные, например, кому-то необходима пожарная безопасность, кому-то необходимо понимать, из какого города будет производиться доставка товара, чтобы учесть стоимость доставки.

К ключевым функциональным элементам этапа Квалификации поставщиков в SRM системе можно отнести:

• Анкету саморегистрации – перечень вопросов, несущих некоммерческий характер, на которые отвечает менеджер-поставщик в личном кабинете SRM системы после проверки службы безопасности.
• Первичные проверки анкет – проведение первой проверки и анализ ответов поставщика на анкету. На все вопросы квалификационной анкеты существует список «Начальных» ответов. Если простыми словами, то ответы поставщиков сравниваются с базовым вариантом ответа.
• Каталог шаблонов для прохождения квалификации. На площадке есть несколько категорий квалификации в зависимости от поставляемых на закупку поставщиком товаров или услуг, например, строительные материалы, канцтовары, грузоперевозки и т.д. На квалификацию в каждую категорию есть свой перечень вопросов, на которые должен ответить поставщик – другими словами, под каждую категорию формируются шаблоны анкет, где есть свой набор вопросов. В дальнейшем, когда поставщик отправляет запрос на квалификацию в категории для участия в торгах, он получает анкету по тому шаблону, который настроен для выбранной категории.
• Каталог пройденных квалификационных анкет – это список заполненных анкет от поставщиков. После заполнения анкет поставщиками категорийный менеджер видит список всех заполненных анкет, далее согласовывает анкеты и допускает поставщиков до процедур закупок.
• Настройка маршрутов согласования анкет – процесс и этапы согласования квалификационных анкет. Администратор системы формирует маршрут, по которому заполненные поставщиками анкеты проходят процесс проверки. Например, для определенной закупки анкету поставщика должен согласовать главный инженер, финансист и юрист. После того как инженер согласовал анкету, она переходит на следующий этап финансисту. Согласование будет считаться завершенным, когда все эти этапы будут пройдены.
• Отслеживание процесса квалификации - механизм, который выявляет моменты, когда процесс квалификации приостановился или «завис» по каким-либо причинам. Все этапы и процессы квалификации зарегламентированы владельцем площадки – например, сколько времени поставщик должен находиться на определенном этапе. В случае, если система замечает задержку по времени или другие ошибки, то уведомляет об этом администратора площадки или ответственного менеджера. Параметры прохождения квалификации зарегламентированы и прописаны в SLA (Service Level Agreement)— соглашение об уровне обслуживания, где прописаны параметры или диапазон метрик, рамки которых необходимо соблюдать, в данном случае при прохождении этапа квалификации.
• Интеграция с ERP или другой системой для консолидации и централизованного управления основными данными бизнеса. В данном случае интеграция с подобной системой позволит настраивать проверку верифицированных ранее контрагентов. Простыми словами, появится возможность настройки, что определенную группу поставщиков необходимо проверять раз в месяц или раз в 2 месяца.

Sourcing – проведение закупок в SRM системах

Еще до проведения закупочной процедуры компании-закупщику необходимо подготовить целый блок нормативных документов, один из которых – план-график на закупку.

План-график или план закупок – это документ, который содержит в себе сведения о лотах, объемах и сроках предстоящих закупок. Закупщики совершают закупку только по тем позициям, которые были отображены заранее в плане-графике. Однако существуют «срочные закупки», которые не были учтены в первоначальном плане. Закупки могут быть коммерческие – для нужд производства коммерческой организации с собственными регламентами и правилами, и некоммерческие – закупки, которые косвенно связаны с производством компании. К ним могут относиться канцелярские принадлежности, стулья, столы и т.д. Некоммерческие закупки можно проводить по неформализованным заявкам.

1. Далее наступает момент создания закупки. Заявки на закупку могут быть внутри проекта, а также отдельно, они создаются в SRM или поступают из внешней системы. После заявки могут группироваться вместе или наоборот разбиваться по определенным лотам. Если говорить про заявки, которые находятся внутри проекта, то проще объяснить на примере. Допустим, существует проект на строительство здания. Для того чтобы построить его, необходимо сделать закупку на поставку сырья, на строительные материалы, закупку на поставку услуг (то есть нанять строительные бригады), на поставку инструментов, кранов, экскаваторов и так далее. Необходимо понимать, что это все разные закупки, и они все объединяются в одном проекте. Также в проекте есть общий бюджет, в рамках которого нужно сделать закупки по всем необходимым позициям и заключить договора с разными поставщиками.
2. Электронный опросный лист – процесс пересекается по значимости с этапом квалификации, только уже перед самой процедурой. Прохождение электронного опросного листа – это некоммерческая часть, где в анкете не спрашивают про цену, сроки и условия поставки, скорее тут интересуют закупщика технические возможности поставщика. На данном этапе вопросы могут быть связаны со сроком работы поставщика на рынке, каким компаниям поставляли ранее товары или услуги и т.д. Здесь также категорийный менеджер просматривает результаты заполнения анкет – у него есть сводная таблица, по которой сравнивает и выбирает наилучших поставщиков для проведения закупки.
3. Проведение тендерных процедур – на этом этапе уже происходит процедура торгов, а именно запрос коммерческих предложений, цен, условий. Также могут проходить различные виды закупочных процедур – редукцион, различные альтернативы аукциону. Среди процедур может быть переторжка – заказчик поставщикам из шорт-листа предлагает скинуть цену. Кто больше снизит цену – тот и получит контракт.
4. Интеграция с сервисами для RFI. Тендерная процедура может быть размещена не только внутри платформы, но и на внешних площадках для оценки большего количества поставщиков. RF – означает процесс получения информации от поставщиков. Есть три типа: RFI – запрос информации, RFQ – запрос на предоставление условий, RFP – запрос на предоставление предложения.
5. Согласование документации. После того как выбрали победителя, подписывается соответствующая документация: итоговый протокол, конкурентный лист. После переходят на этап согласования документов и создания черновика контракта, а именно обсуждаются особенности договоров, приложений, форм спецификации. Этот процесс может проходить как в SRM, так и уйти в другую ERP систему.

P2P – процесс от закупки до оплаты

P2P (Procure-to-pay) – в рамках процесса управления закупками SRM это процесс от момента получения заказа на закупку до совершения оплаты. На этом этапе уже выбран победитель тендера и остается только оформлять заказы, производить оплаты, согласовывать и подписывать документацию (с помощью ЭДО и ЭЦП).

В этом этапе также стоит отметить несколько особенностей технологии SRM:

• Punchin каталог – поставщик загружает свой каталог в необходимом формате (XML, YML, CSV и другие) в SRM систему, и дальнейшее взаимодействие с заказами, документами, оплатой и доставкой происходит на стороне SRM.
• Punchout каталог – при необходимости создания заказа в SRM системе нажимаем на кнопку «Каталог поставщика» и переходим, с помощью интеграции по API, на сайт поставщика, где находятся все данные каталога. После выбираем необходимые позиции, добавляем в корзину и создаем заказ. Информация о заказе передается обратно в SRM систему, и под необходимые позиции в заказе создаются карточки товаров в базе данных SRM системы.
• Персонализация каталога – возможность персонализировать каталог под различные группы пользователей, а именно позиции в каталоге, цены, условия поставки.
• Настройка маршрутизации согласования и согласование каталогов – аналогичный инструмент, как и при настройке процесса прохождения квалификации, однако в том случае объектом маршрутизации были анкеты поставщиков, а в данном случае – каталоги. Тут также есть маршрут согласования, который привязывается к категории закупки материалов. Ключевые этапы согласования каталогов: первый, НСИ (нормативно справочная информация) – проверка корректности заполнения части информации в карточке товара, например, свойств, описаний, наименований, картинок и т.д. Второй этап проверки происходит с категорийным менеджером по вопросам изменений в номенклатуре, ценах и условиях.
• Передача согласованной информации о позициях каталога в сторонние ERP системы (SAP S/4 HANA и другие).

Нужно понимать, что SRM системы могут значительно отличаться, все зависит от потребностей компании-заказчика. Например, SRM решения могут включать в себя только этап P2P «от заказа до оплаты», и быть как отдельный SRM модуль для упрощения работы с поставщиками. А также стать полноценной системой, которая учитывает все процессы согласования, проверок и заказов. Внедрение SRM системы для управления взаимодействиями с поставщиками – это большой шаг для создания полноценной цифровой среды предприятия, которая позволит управлять и контролировать все этапы закупочных процедур.

Вендор и интегратор AGORA позволит эффективно разработать и внедрить SRM систему, автоматизировать процессы взаимодействия с поставщиками и подрядчиками, оптимизировать процессы торгов, сократить затраты на проведение закупок, получить наиболее выгодные цены от поставщиков и снизить уровень бюрократического влияния, которое есть на сторонних площадках.

Решения на базе платформы AGORA входят в Реестр отечественного ПО и Реестр операторов персональных данных Роскомнадзора. Их можно приобрести по подписке SaaS или с выкупом лицензии On-premise на мощности компании-заказчика.

Чтобы узнать о возможностях платформы AGORA или купить SRM систему для своего бизнеса, свяжитесь с нашим менеджером.